Podstawą opodatkowania jest obrót, czyli kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy lub osoby trzeciej (zob. art. 29 ust. 1 ustawy o VAT).

Na gruncie tego przepisu koszty dodatkowe, którymi sprzedawcy obciążają nabywców towarów i usług, powiększają podstawę opodatkowania dostaw tych towarów czy usług. Koszty te powinny być zatem wkalkulowywane w cenę netto tych towarów i usług. Nieco mniej prawidłowym, ale dopuszczanym przez organy podatkowe postępowaniem jest wykazywanie tych kosztów jako odrębnej pozycji na fakturze dokumentującej towary lub usługi, których dotyczą.

Co istotne, taki sposób rozliczania kosztów dodatkowych obowiązuje nie tylko, jeżeli z góry wiadomo, jakiej ilości towarów lub usług koszty te będą dotyczyć, ale również w przypadkach, gdy nie jest to podatnikom wiadome. W tej drugiej sytuacji koszty dodatkowe należy przyporządkować do podstawy opodatkowania dostawy pierwszego towaru/usługi lub pierwszej partii towarów/usług. Dotyczy to również kosztów przygotowywania produkcji towarów.

Zdaniem eksperta w związku z tym, że w przedstawionej sytuacji błędem jest obciążanie przez firmę kontrahentów kosztami przygotowania produkcji osobną fakturą (dokumentującą świadczenie usługi przygotowywania wykrojnika). Koszty te powinny według mnie powiększać podstawę opodatkowania pierwszej dostawy opakowań dla danego klienta (a więc powiększyć cenę tych opakowań na fakturze dokumentującej ich dostawę). Ewentualnie mogą zostać wykazane jako dodatkowa pozycja na pierwszej fakturze dokumentującej dostawę opakowań dla klienta. Podobne stanowisko reprezentują organy podatkowe.