Jednostka gospodarcza, decydując się na określony sposób ewidencji zapasów, zobowiązana jest do przyjęcia i stosowania zasad (polityki) rachunkowości, które rzetelnie i jasno przedstawiają jej sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Odpowiedzialność ta spoczywa na kierowniku jednostki. Z kolei art. 4 ust. 4 uor określa, że jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, pod warunkiem, że nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację wyżej wymienionych obowiązków.

Dodatkowo art. 8 ust. 1 uor nakłada obowiązek wyodrębnienia wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożnej wyceny. Oznacza to, że w przypadku wprowadzania ewentualnych uproszczeń w zakresie ewidencji zapasów należy kierować się zasadą ostrożności z równoczesnym uwzględnieniem istotności poszczególnych operacji gospodarczych. Zasada ta znajduje odzwierciedlenie w tym, że wprowadzając uproszczenie w zasadach rachunkowości jednostki, należy brać pod uwagę skalę wpływu tego uproszczenia na sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki.

Stosowanie uproszczonej metody ewidencji zapasów polegającej na odpisywaniu w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia nie jest ograniczone ustawowo dla konkretnych jednostek gospodarczych. W praktyce jednak nie jest ona polecana dla każdego rodzaju prowadzonej działalności. Wiąże się to z brakiem bieżącego nadzoru nad stanem i obrotem magazynowym, a tym samym brakiem możliwości bieżącego ustalania wartości ubytków i ewentualnej odpowiedzialności za te ubytki osób, którym powierzono nadzór nad zapasami.

Generalnie przyjmuje się, że uproszczoną ewidencję zapasów mogą stosować osoby lub jednostki, które prowadzą działalność gospodarczą w niewielkim zakresie, a ich właściciele bezpośrednio przyjmują odpowiedzialność za stan zapasów. Nie oznacza to wcale, że duże firmy nie mogą tej metody stosować.

Stosując uproszczoną metodę ewidencji zapasów, należy pamiętać, że wymaga ona ustalania stanu tych aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.
Oznacza to, że co najmniej na dzień bilansowy należy przeprowadzić inwentaryzację zapasów, a ustaloną w jej trakcie wartość zapasów należy usunąć z kosztów bieżącego okresu i zaprezentować w bilansie.

Kolejną niezwykle istotną kwestią dla osób stosujących uproszczoną ewidencję zapasów jest wprowadzona 1 stycznia 2013 roku nowelizacja ustaw o podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych. Jednostki te muszą korygować koszty uzyskania przychodu, jeżeli nie uiszczą kwoty wynikającej z faktury lub innego dokumentu w ciągu 30 dni od daty upływu terminu płatności ustalonego przez strony. W przypadku gdy termin płatności jest dłuższy niż 60 dni – korekta kosztów jest konieczna w przypadku nieuregulowania należności w ciągu 90 dni od dnia zaliczenia kwoty wynikającej z faktury lub innego dokumentu do kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to, że obowiązek okresowej inwentaryzacji nie jest jedynym problemem w zakresie prawidłowego ustalania dochodu i wysokości rozliczeń z budżetem. Podatnicy mają w tym przypadku obowiązek odpowiedniego nadzoru i ustalania, czy w odpowiednim okresie uregulowano zobowiązanie za zapasy odniesione w koszty. W przypadku niespełnienia wskazanych terminów podatnik zobowiązany jest do skorygowania kosztów podatkowych, co niekoniecznie znajdzie odzwierciedlenie w korekcie kosztu ujętego w księgach rachunkowych.