Podmiot co roku kupuje prenumeratę specjalistycznej gazety papierowej i księgował ją w koszty 410 – Zużycie materiałów i energii. Tym razem zamierza kupić dostęp do tego czasopisma online. Jak to ująć w księgach rachunkowych? – pyta czytelnik Dziennika Gazety Prawnej.

W przypadku zakupu dostępu online do czasopisma na stronie intemetowej mamy do czynienia z zakupem usług obcych. Wartość takiego dostępu należy więc zaksięgować w koszty zakupu usług, dotyczące kosztów działalności operacyjnej spółki na koncie zespołu 4 (lub 5, jeżeli spółka korzysta z tego typu kont).

Tak jak w przypadku prenumeraty papierowej rozliczenie będzie zależało od tego czy poniesiony koszt jest wartością istotną w skali działalności podmiotu. Należy jednak pamiętać, że i tę kwestię spółka powinna mieć uregulowaną w polityce/zasadach rachunkowości. Jeżeli wydatek na prenumeratę nie jest istotny (zgodnie z przyjętymi zasadami), płatność odnoszona jest bezpośrednio na konto kosztów. Jeżeli tak trzeba będzie to rozliczyć w czasie.

Takie postępowanie wynika z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego. Przy czym nie ma znaczenia termin, w którym została dokonana zapłata.

W takiej sytuacji wydatki rozliczane będą za pomocą konta 640 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów operacyjnych.

Ważne jest to, że koszty prenumerat, które zostaną aktywowane dopiero w kolejnych okresach sprawozdawczych (np. gdy rozliczenie dotyczy przełomu lat 2013 i 2014), nie mają odzwierciedlenia w rachunku zysków i strat w okresie, w którym zostały poniesione. Natomiast wykazywane są w bilansie jako krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe.

Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 21 października 2013 r.