Art. 2379 § 1 kodeksu pracy zabrania pracodawcy dopuszczenia pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego przewidzianego do stosowania na danym stanowisku. Ciąży na nim również obowiązek konserwacji, prania, napraw, odpylania i odkażania środków ochrony indywidualnej. Wyjątkowo, gdy zakład nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te może wykonać pracownik, który z nich korzysta – musi się jednak zgodzić i otrzymywać z tego tytułu stosowny ekwiwalent.

Kiedy jednak pracodawca musi prać odzież roboczą we własnym zakresie, a kiedy może wypłacać ekwiwalent? W doktrynie pojawia się teza, że decyduje tu przede wszystkim subiektywna ocena pracodawcy, a nie obiektywny stan. Tylko w przypadku dużych zakładów pracy należy uznać, że obiektywnie wykluczony jest brak możliwości zapewnienia prania odzieży roboczej. Preferowane jest stosowanie ekwiwalentu za pranie. To forma w szczególności korzystna dla przedsiębiorców. O wiele taniej bowiem wypłacić ekwiwalent niż zorganizować i utrzymać specjalistyczną pralnię. Z kolei korzystanie z pralni komercyjnej, której ceny mogą kilkukrotnie przewyższać kwotę przyznanego ekwiwalentu, również jest transakcją kosztowną. Dlatego też pracodawcy często przerzucają na pracowników obowiązek prania odzieży roboczej w zamian za pieniężną gratyfikację. Jedynie gdy chodzi o środki ochrony indywidualnej, które uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi, zabronione jest przerzucanie na barki pracownika prania, konserwacji, a także odpylania i odkażania odzieży roboczej.

Pracownicy nie protestują w temacie prania własnej odzieży, ponieważ rekompensata z tego tytułu w całości wpada do ich kieszeni. Częstotliwość konserwacji, prania czy odkażania jest wymuszona wymogiem posiadania przez odzież właściwości ochronnych i użytkowych. Wraz ze służbą bhp powinno się ustalić częstotliwość prania, aby zostały zachowane właściwości odzieży. Patrząc na wymienione wyżej interpretacje, dla bezpieczeństwa finansowego wydaje się, że rozliczając się z kosztów prania ryczałtem, trzeba od niego naliczyć składki i podatek. Ale jest pewna alternatywa.

Nie ulega wątpliwości, że kwoty ekwiwalentu należy realnie ustalić, a najlepiej uzgodnić z pracownikiem – tak, aby każda część składowa była wyspecyfikowana i uzasadniona. W interpretacjach ZUS postawiony jest warunek – ekwiwalent musi odpowiadać rzeczywistej wartości kosztów poniesionych przez pracownika.

Dodać należy, że pracodawca powinien uwzględnić w zwrocie za pranie koszt robocizny pracownika, określony na podstawie czasu trwania tej czynności. Izba Skarbowa stwierdziła też, że: „Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników”. Przykładowy kosztorys do zastosowania w firmie przedstawia tabela. Zapisy o refundowaniu kosztów prania powinny znaleźć się w regulaminie pracy, lub w regulaminie wynagradzania. Jeżeli pracodawca nie tworzy tych aktów, to powinny zawierać się w porozumieniu, które do celów dowodowych lepiej sporządzić na piśmie.
Warto też przeanalizować, dla których stanowisk, jakie normy dotyczące prania zastosować.