Biegli rewidenci ostrzegają: zła administracja i brak właściwych zabezpieczeń w programach komputerowych ułatwiają przestępstwa księgowe i defraudację pieniędzy. Oceniają, że przedsiębiorcy mają z tym duży problem. Dlatego nie dziwią ich doniesienia jak to, że księgowa z bursy szkolnej w Lublinie przywłaszczyła sobie 1 mln zł. Zagrożenia powstają min., gdy programy wykorzystywane są w niewłaściwy sposób.

Przykładowo niektóre z nich umożliwiają dokonanie próbnego księgowania (w buforach), zanim zapisy znajdą się w księgach rachunkowych. W praktyce zdarza się, że w ten sposób dokumenty są księgowane przez cały rok. W efekcie – mimo że przepisy tego zabraniają – już po zamknięciu miesiąca dokonywane są zmiany dotyczące tego okresu rozliczeniowego. Wykorzystują to nieuczciwi pracownicy.

Jak przeciwdziałać nieprawidłowościom? Eksperci podkreślają, że kierownicy jednostek (np. zarządy) powinni w formie zarządzenia uporządkować sprawy dostępu poszczególnych pracowników do danych księgowych.
Powinno się ustalić m.in. wymóg stosowania haseł dostępu, miejsca przechowywania tych haseł, zasady ich likwidacji oraz sposób blokowania dostępu do danych w zintegrowanych systemach informatycznych.