Rozliczanie kosztów posiłków spożywanych podczas podróży służbowej jest dość praktycznym i często spotykanym rozwiązaniem, popularnym również w innych krajach.

Przepis ustawy o PIT, zwalniający z opodatkowania, odwołuje się do wysokości diety określonej na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Dlatego w sytuacji, gdy pracodawca (zobowiązany jako płatnik) nie wypłaca wartości diety pracownikowi, lecz zapewnia wyżywienie „w naturze”, może mieć problem. Musi bowiem rozstrzygnąć, czy zastosować zwolnienie, a jeśli tak, to czy limitować je wysokością diety, czy zwolnić całą wartość posiłku w podróży.
Na ten temat wypowiadały się wielokrotnie organy podatkowe, m.in. w wydanych interpretacjach indywidualnych. Urzędy często prezentują niekorzystne dla podatników stanowisko, zgodnie z którym zwolniona z PIT jest wartość zapewnionego posiłku jedynie do wysokości diety.

Na szczęście, z takim podejściem coraz częściej nie zgadzają się sądy administracyjne. Warszawski WSA w wyroku z 3 października 2013 r. (III SA/Wa 937/13) potwierdził, że zwrot kosztów posiłków konsumowanych przez pracowników w trakcie podróży służbowej jest zwolniony z opodatkowania i stanowi koszt uzyskania przychodów dla spółki. Należy pozytywnie ocenić ten przełomowy wyrok, w myśl którego nie powinien być karany dodatkowym podatkiem pracownik, który podczas podróży służbowej zjadł posiłek droższy niż limit diety.

Pomimo, że orzeczenie jest zdecydowanie korzystne dla podatników, to nadal należy zachować ostrożność w tej kwestii, bowiem jest to – jak na razie – wyjątek w utrwalającej się od pewnego czasu negatywnej dla podatników praktyce w tym temacie.

Oprócz komplikacji związanych ze wskazaną wyżej kwestią rozliczania wyżywienia zapewnianego przez pracodawcę, firmy mogą spotkać się też z utrudnieniami w zakresie rozliczania innych kosztów związanych z podróżami pracowników.

Istotnym problemem może być rozliczenie podróży przedstawicieli handlowych. Zdaniem wielu organów podatkowych zwrot wydatków za nocleg w czasie wyjazdu poza siedzibę firmy, nie skorzysta ze zwolnienia z PIT. Taki zwrot będzie przychodem pracownika ze stosunku pracy. Według urzędów, przedstawiciel handlowy wyjeżdżający „w teren” nie jest w większości wypadków w podróży służbowej, a tym samym nie ma prawa do zwolnienia z PIT, które przysługuje przy wypłacie diet za taką podróż. Zlekceważenie przez pracodawcę podejścia urzędów w tym zakresie może prowadzić do negatywnych konsekwencji. Dlatego istotne jest poznanie argumentów organów podatkowych.

Przez ostatnie pół roku wydano kilkanaście niekorzystnych dla podatników interpretacji dotyczących rozliczania wydatków na podróże takich pracowników, na podstawie których można wyszczególnić kilka argumentów powoływanych przez urzędy.

Spółki zatrudniające przedstawicieli handlowych, jako miejsce pracy, często wskazują w umowach o pracę obszar kilku województw lub teren całego kraju. Wobec tego wyjazdy do pracy na terenie wskazanym w umowie nie stanowią, według urzędników, podróży służbowych w rozumieniu kodeksu pracy, który stanowi, że podróż służbowa powinna odbywać się poza stałe miejsce pracy. Skoro w umowie jako miejsce pracy ustalony jest np. obszar kilku województw, to według urzędów taki wyjazd nie jest podróżą służbową.

Organy podatkowe twierdzą też, że wszelkie świadczenia pozostające w związku ze stosunkiem pracy powinny być traktowane jak element wynagrodzenia za pracę i w ten sam sposób opodatkowywane. Wyjątkiem będą przypadki, gdy wypłacana kwota może być objęta zwolnieniem z opodatkowania na podstawie art. 21 ustawy o PIT, w szczególności wspomnianego ust. 1 pkt. 16 lit. a, którego to wyjątku nie można traktować rozszerzająco.

Z interpretacji podatkowych wynika też często, że świadczenia w postaci zwrotu pracownikowi wydatków związanych z noclegami w trasie, mają osobisty charakter niezależnie od celu i okoliczności, w jakich zostały poniesione. W związku z tym wartość świadczenia (noclegu), zwróconego pracownikowi, wynikająca z wystawionej faktury będzie stanowić opodatkowany przychód ze stosunku pracy.