Zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra finansów z 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2012 r. poz. 1382) do instalacji kasy fiskalnej zobowiązani są podatnicy, którzy w roku poprzednim albo w roku bieżącym zrealizowali obrót na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w kwocie co najmniej 20 000 zł. Od tej ogólnej zasady istnieje wiele odstępstw, począwszy od proporcjonalnego zmniejszenia wskazanego limitu w przypadku podatników rozpoczynających działalność w trakcie roku oraz listy czynności, które muszą być ewidencjonowane za pomocą kasy fiskalnej niezależnie od obrotu, a skończywszy na wielu zwolnieniach z obowiązku ewidencjonowania określonych w załączniku do rozporządzenia.

Większość zwolnień z obowiązku ewidencjonowania dotyczy usług, natomiast z istotnych zwolnień dotyczących towarów można wymienić jedynie dostawę towarów przez podatnika na rzecz jego pracowników (poz. 33 załącznika) oraz dostawę towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), pod warunkiem że zapłaty za wykonaną czynność dokonano w całości za pośrednictwem poczty lub na rachunek podatnika w banku lub w SKOK (poz. 36 załącznika).

Jeżeli podatnik świadczy jedynie usługi lub dokonuje dostawy towarów, które są wymienione w załączniku, to nie ma obowiązku instalacji kasy. Może się jednak okazać, że oprócz tego rodzaju czynności, wykonuje również inne, które obowiązkowo muszą być ewidencjonowane za pomocą kasy fiskalnej, albo musi ją zainstalować ze względu na przekroczenie limitu. W takiej sytuacji pojawiają się wątpliwości.

Przede wszystkim trzeba rozstrzygnąć, czy podatnik powinien wliczać do limitu zobowiązującego do instalacji kasy obrót z tytułu czynności, które są zwolnione z ewidencjonowania. Jest to o tyle istotne, że zwolnienia wymienione w załączniku do rozporządzenia mają charakter przedmiotowy, podczas gdy limit obrotów w kwocie 20 000 zł jest zwolnieniem podmiotowym. Gdyby zatem przyjąć, że obrót z tytułu czynności zwolnionych z ewidencjonowania powinien być brany pod uwagę przy ustalaniu momentu przekroczenia limitu zwolnienia podmiotowego, mogłoby się okazać, że podatnik przekroczył ten limit i jest zobowiązany do instalacji kasy pomimo tego, że w całości wykonuje czynności zwolnione z ewidencjonowania. Konsekwentnie, taki podatnik powinien zainstalować kasę fiskalną i albo rozpocząć ewidencjonowanie czynności, które z tego obowiązku są wyraźnie zwolnione, albo tego nie robić z uwagi na omawiane zwolnienia.

Na szczęście prawodawca przewidział zaistnienie takiej sytuacji i zgodnie z § 3 ust. 1 pkt. 3 rozporządzenia zwolnił z obowiązku ewidencjonowania podatników, którzy dokonują dostawy towarów lub świadczą usługi zwolnione z obowiązku ewidencjonowania, w przypadku, gdy udział obrotu z tytułu czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania w całkowitym obrocie podatnika realizowanym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych był w poprzednim roku podatkowym wyższy niż 80 proc. Wskazane zwolnienie rozwiązuje opisane dylematy pod warunkiem, że udział obrotów z tytułu czynności zwolnionych jest wyższy niż 80 proc, niezależnie od tego, jaką wartość kwotową stanowią obroty z tytułu czynności co do zasady podlegających ewidencjonowaniu.

Jeżeli obrót z tytułu czynności zwolnionych jest dostatecznie wysoki w ujęciu procentowym, to obrót z tytułu czynności podlegających opodatkowaniu w ujęciu kwotowym przestaje mieć znaczenie, nawet jeśli sam przekracza limit 20 000 zł. Wydawałoby się zatem, że tym bardziej obrót z tytułu czynności zwolnionych nie powinien być brany pod uwagę przy ustalaniu momentu przekroczenia limitu 20 000 zł.

Jeśli zaś chodzi o sam obrót, to biorąc pod uwagę wspomnianą definicję, nie należy wliczać do niego kwoty podatku należnego. Zatem w przypadku podatników VAT czynnych, ustalając limit uprawniający do zwolnienia ze stosowania kasy rejestrującej, należy przyjąć obrót netto. Natomiast w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego czy przedmiotowego z VAT należy przyjąć całą wartość sprzedaży, jaka została dokonana na rzecz osób fizycznych, które nie zajmują się prowadzeniem działalności gospodarczej, jak również rolników ryczałtowych.

Podsumowując, do limitu obrotów zobowiązującego do instalacji kasy fiskalnej najbezpieczniej będzie wliczać całość obrotów realizowanych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, aczkolwiek po jego przekroczeniu trzeba ewidencjonować jedynie transakcje, które nie są zwolnione z tego obowiązku. Wyjątkiem jest sytuacja, w której udział obrotu z tytułu czynności zwolnionych w całkowitym, obrocie realizowanym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przekracza w ujęciu półrocznym 80 proc. W takiej sytuacji obowiązek instalacji kasy fiskalnej jest wyłączony, niezależnie od wartości obrotów, zarówno całkowitych, jaki z poszczególnych rodzajów czynności.