Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

Każde przysporzenie majątkowe, jakie uzyskuje pracownik od pracodawcy w związku z zawartą umową o pracę, jest zatem dla pracownika przychodem ze stosunku pracy. Jednocześnie przepisy ustawy o PIT zawierają obszerny katalog zwolnień z opodatkowania podatkiem dochodowym osiągniętych przez podatnika przychodów. Jest on zawarty w art. 21 tej ustawy.

Świadczenia wypłacane pracownikowi tytułem zwrotu kosztów (w związku z cofnięciem pracownika z urlopu) mają rekompensujący charakter. Pojawiają się zatem następujące pytania:

– Czy po stronie pracownika powstaje jakiekolwiek przysporzenie mogące stanowić przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

– Czy w razie powstania przychodu po stronie pracownika przychód ten może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania, przewidzianego w art. 21 ust. 1 ustawy o PIT? Chodzi np. o zwolnienie przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt. 3 ustawy o PIT. Przepis ten wymienia otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw, z wyjątkami przewidzianymi w tej regulacji.

Zasadniczo, aby możliwe było rozpoznanie przychodu po stronie pracownika, powinno wystąpić u niego realne przysporzenie majątkowe. Tymczasem, kiedy dochodzi do zwrotu poniesionych uprzednio przez pracownika kosztów, nie powstaje przysporzenie majątkowe po jego stronie. W konsekwencji nie powstanie również przychód z tego tytułu. Poza tym należy zwrócić uwagę, że pracownik, który poniósł wydatki na wczasy z opodatkowanego już wcześniej wynagrodzenia za pracę, nie powinien być po raz kolejny opodatkowany z tytułu zwrotu wydatków związanych z odwołaniem go z urlopu. Odmienne postępowanie prowadziłoby do sprzecznego z prawem, podwójnego opodatkowania tych wydatków. Stanowisko takie potwierdzają również sądy administracyjne i organy podatkowe.

Oznacza to, że wypłata pracownikowi kwoty równej wydatkom faktycznie poniesionym i udokumentowanym nie generuje przychodu po jego stronie zgodnie z art. 12 ustawy o PIT.

Tym samym bezprzedmiotowe jest podjęcie rozważań nad możliwością zastosowania zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 3 ustawy o PIT, mimo, że wypłata należności pracownikowi następuje na podstawie odrębnych regulacji (tj. kodeksu pracy) i ma charakter odszkodowawczy. Warto przy tym zauważyć, że do pewnego czasu można było spotkać się stanowiskiem odmiennym, w myśl którego zwrot wydatków pracownikowi w związku z odwołaniem z urlopu w wysokości faktycznie poniesionej i udokumentowanej stanowił przychód ze stosunku pracy, ale jako należność o charakterze odszkodowawczym podlegał zwolnieniu z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 3 ustawy o PIT. Stanowisko takie nie znajduje jednak obecnie potwierdzenia w orzecznictwie i interpretacjach organów podatkowych.

Przychód po stronie pracownika nie powstanie w odniesieniu do zwrotu kosztów związanych bezpośrednio z jego wyjazdem (zaliczka za zakwaterowanie, koszty podróży etc). W związku z tym, w przypadku gdy pracodawca dokonałby zwrotu pracownikowi dodatkowych kosztów, niezwiązanych bezpośrednio możliwością odbycia wyjazdu (np. na zakup bagażnika na rowery, sprzętu do nurkowania), wówczas powstanie po stronie tego pracownika przychód do opodatkowania na podstawie art. 12 ust 1 ustawy o PIT.

Jednocześnie warto zauważyć, że kwestią problematyczną na gruncie prawa pracy jest możliwość zwrotu pracownikowi kosztów poniesionych w związku z jego urlopem w części przypadającej na innych członków rodziny. Rozstrzygnięcie sposobu postępowania pracodawcy w takiej sytuacji powinno zależeć od okoliczności danego stanu faktycznego, nie sposób bowiem jednoznacznie przesądzić o zasadności zwrotu tego typu kosztów pracownikowi. Jeżeli pracownik przebywa na urlopie jako np. jedyny opiekun towarzyszących mu dzieci, to zwrot kosztów, do których zobowiązany jest pracodawca, powinien dotyczyć wszystkich osób, które wyjechały na urlop razem z pracownikiem. Można zatem przypuszczać, że podjęcie przez pracownika argumentacji, że pozostali członkowie rodziny nie mogli bez niego wyjechać samodzielnie, mogłoby zostać uwzględnione przez sąd pracy, w przypadku gdyby sprawa miała być rozstrzygana na drodze sądowej.

W sytuacji kiedy zwrot kosztów na rzecz pracownika przypadałby w części na członków jego rodziny zgodnie z postanowieniami przepisów prawa pracy, to po stronie pracownika nie wystąpi przysporzenie mogące stanowić przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Również możliwość zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów zwrotu wydatków na wyjazd pracownika wydaje się być uzasadniona.