Niezależnie od potrzeby jawności zamówień publicznych wynikającej z konieczności zapewnienia obywatelom prawa do informacji o sposobie wydatkowania środków publicznych, oraz równego traktowania wszystkich uczestników prowadzonych postępowań, pełna jawność mogłaby naruszać uzasadnione interesy uczestników postępowania. Składane w postępowaniu oferty oraz załączona do nich dokumentacja zawierają bowiem często informacje wrażliwe, dotyczące np. specyfikacji i właściwości oferowanego produktu lub usługi, know-how przedsiębiorcy, stosowanej przez niego technologii, przyjętego procesu produkcji czy kalkulacji cen i kosztów. Bez odpowiednich instrumentów, udział w postępowaniu narażałby więc jego uczestników na niezamierzone ujawnienie poufnych dla nich informacji, studząc skutecznie ich zapał ubiegania się o zamówienia publiczne. Zdając sobie z tego sprawę ustawodawca wprowadził określone odstępstwa od zasady jawności zamówień publicznych.

Za tajemnicę przedsiębiorstwa uznaje się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne lub organizacyjne oraz inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Informacja ma charakter techniczny i technologiczny, kiedy dotyczy sposobów wytwarzania, formuł chemicznych, wzorów i metod działania. Z informacją organizacyjną będziemy mieli natomiast do czynienia w przypadku doświadczeń przedsiębiorcy, strategii gospodarczej i stanie organizacyjnym, a także w przypadku innych wiadomości przydatnych do prowadzenia przedsiębiorstwa, nie związanych jednak bezpośrednio z cyklem produkcyjnym. Co oczywiste, niezależnie od ich charakteru nie mogą być uznane za tajemnice informacje, które można uzyskać w dozwolony prawem sposób, np. z publicznych rejestrów danych czy stron internetowych oferentów.

Na gruncie zamówień publicznych, za tajemnicę przedsiębiorstwa uznaje się m.in. niepodane do wiadomości publicznej informacje o wykazie dostaw i usług, strukturze produkcji, wielkości sprzedaży danego przedsiębiorcy, a także dane dotyczące jego sieci dystrybucyjnej, źródeł zaopatrzenia i zbytu łącznie ze stopniem wykorzystania mocy produkcyjnych. Zgodnie z orzecznictwem, za tajemnicę przedsiębiorstwa nie można uznać natomiast informacji z banku o wysokości posiadanych środków finansowych lub zdolności kredytowej potwierdzającej jedynie spełnienie warunków udziału w postępowaniu. Podobnie, wykazy narzędzi i urządzeń, jak również wykazy osób, które będą wykonywać zamówienie wraz z informacją o ich kwalifikacjach zgodnie z utrwalonym poglądem nie mogą być uznane (z wyjątkiem branży IT) za tajemnicę przedsiębiorstwa. To samo dotyczy informacji z rejestru przedsiębiorców, a także informacji z urzędu skarbowego lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o braku zaległości w zapłacie podatków lub składek na ubezpieczenie społeczne. W tych ostatnich przypadkach głównie z uwagi na brak wartości gospodarczej takich informacji.

Niezależnie od okoliczności konkretnego przypadku, zakres zastrzeżonej tajemnicy przedsiębiorstwa jako odstępstwa od zasady jawności należy interpretować, jak każdy wyjątek, w sposób ścisły, co przemawia za niezasadnością zastrzeżenia w każdym wątpliwym przypadku.

P.z.p. nie określa ani sposobu, ani formy zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa, pozostawiając to, w braku wyraźnych wymogów określonych w specyfikacji, pomysłowości wykonawców. W praktyce najczęściej wykonawcy umieszczają zastrzeżone części oferty w oddzielnym segregatorze lub nawet oddzielnej kopercie zatytułowanej „tajemnica przedsiębiorstwa”. Taki sposób zastrzeżenia tajemnicy jest stosunkowo wygodny dla zamawiającego, który uznając zasadność zastrzeżenia tajemnicy, nie załącza do publicznie dostępnego protokołu tak zastrzeżonej i oddzielonej części oferty. Częste jest także zaznaczanie części podlegającej utajnieniu innym kolorem oraz zamieszczanie stosownego ostrzeżenia w nagłówku lub na pierwszej stronie konkretnego dokumentu.

Niezależnie od przyjętej metody, w interesie wykonawcy jest zastrzeżenie jej w wystarczająco oczywisty sposób, wszelkie niejasności mogą bowiem działać na jego niekorzyść, narażając na ryzyko ich ujawnienia.