Zniszczoną lub zgubioną fakturę można odtworzyć – narzędzie duplikatu faktury jest przez przedsiębiorców stosowane na co dzień. Zgodnie z § 20 ust. 1 pkt. i rozporządzenia w sprawie faktur, w przypadku gdy dokument ten ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ponownie fakturę.

W zasadzie duplikat powinien być wiernym odzwierciedleniem pierwotnie wystawionej faktury. Ale w praktyce mogą mieć miejsce sytuacje, kiedy w wystawionym duplikacie faktury wystąpią pomyłki. Czy w takim przypadku zaistniały błąd może naprawić nabywca otrzymujący duplikat faktury w drodze wystawienia noty korygującej?

Przepisy rozporządzenia określają, że nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą, lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 5 ust. 1 pkt. 8-15 rozporządzenia w sprawie faktur.

Gdy faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu u nabywcy towaru bądź usługi, duplikat faktury wystawia sprzedawca. Może to oczywiście być też osoba trzecia działająca w jego imieniu, np. biuro rachunkowe, któremu sprzedawca zlecił wystawianie faktur w swoim imieniu. W takim przypadku duplikat powinien być wystawiony zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika.

Duplikat faktury powinien zatem zawierać wszystkie dane określone w § 5 rozporządzenia w sprawie faktur, zgodnie z danymi zawartymi na egzemplarzu faktury znajdującym się w jego posiadaniu, a ponadto wyraz „DUPLIKAT” oraz datę wystawienia duplikatu.

Analizując § 15 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur, należy uznać, że niewątpliwie notą korygującą nie można zmieniać pomyłek w pozycjach faktury pierwotnej określonych w § 5 ust. 1 pkt. 8-15 tego rozporządzenia wyszczególnionych powyżej.

Duplikat faktury (w sytuacji, gdy fakturę wystawił sprzedawca) powinien być wystawiony przez niego zgodnie z danymi zawartymi na egzemplarzu faktury znajdującym się w posiadaniu sprzedawcy. Zatem gdyby w treści duplikatu faktury odnoszącej się do danych zawartych w fakturze pierwotnej powstały pomyłki, to ewentualne błędy powinien naprawić sprzedawca, wystawiając korektę duplikatu faktury i uwzględniając dane zawarte w fakturze pierwotnej.

Nie jest możliwe skorygowanie notą korygującą błędów w treści duplikatu faktury, w sytuacji gdy faktura pierwotna ich nie zawierała. Dotyczy to również duplikatów faktur wystawianych przez osoby trzecie w imieniu i na rachunek sprzedawcy.

Jeżeli zachodzi potrzeba wystawienia duplikatu faktury wystawionej na podstawie porozumienia o „samofakturowanie” albo duplikatu noty korygującej, to wystawia go nabywca towaru lub usługi.

Zgodnie z § 20 ust. 1 pkt. 2 rozporządzenia w sprawie faktur, w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, nabywca wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika.

Poza zakresem niniejszego artykułu leżą duplikaty faktur wystawiane przez organy egzekucyjne w administracji oraz tematyka komorników sądowych wystawiających fakturę w imieniu i na rachunek dłużnika będącego podatnikiem VAT. Wnioski z artykułu pozostaną aktualne w 2014 roku.