To swoisty rodzaj kary za to, że firmy czy urzędy nie zatrudniają osób z ułomnościami fizycznymi lub psychicznymi. A taki podstawowy wymóg wynika z ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm., dalej ustawa o rehabilitacji). Ci więc, którzy tego nie robią, muszą za to płacić. W myśl ustawy o rehabilitacji obowiązek ten zależy od posiadanego stanu zatrudnienia oraz wysokości wskaźnika zaangażowania osób z niepełnosprawnością.

Co do zasady comiesięczne wpłaty obejmują tylko tych pracodawców, którzy mają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i jednocześnie nie osiągają co najmniej 6-proc wskaźnika zatrudnienia niepełnosprawnych. Jeżeli więc firma ma np. 5 pracowników, w ogóle nie musi płacić za to, że nie angażuje niepełnosprawnych. Nie liczy też wskaźnika ich zatrudnienia. Jeżeli jednak ma co najmniej 25 etatów, pojawia się konieczność wyliczenia miesięcznego parametru, aby ustalić, czy sięga on 6-proc., czy nie.

Aby pracodawca prawidłowo określił stan załogi na poczet wpłat na PFRON, stosuje art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji.

Zgodnie z art. 21 ustawy o rehabilitacji, oprócz pracodawcy mającego co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, u których wskaźnik niepełnosprawnych nie przekracza 6 proc, zobowiązane do wpłat są:

– państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne będące jednostkami budżetowymi, zakładami budżetowymi albo gospodarstwami pomocniczymi, instytucje kultury oraz jednostki organizacyjne zajmujące się statutowo ochroną dóbr kultury uznanych za pomnik historii, u których wskaźnik zatrudnienia niepełnosprawnych wynosi poniżej 6 proc,

– publiczne i niepubliczne uczelnie, wyższe szkoły zawodowe, publiczne i niepubliczne szkoły, zakłady kształcenia nauczycieli oraz placówki opiekuńczo-wychowawczych i resocjalizacyjne, gdzie wskaźnik niepełnosprawnych załogi wynosi poniżej 2 proc.