Jeżeli podróż spełnia przesłanki podróży służbowej, to zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 16 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Gdy diety i inne należności zostaną wypłacone pracownikowi ponad obowiązujący limit, będziemy mieć do czynienia z nieodpłatnym świadczeniem. Wtedy wartości ponad kwoty określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej powinny być doliczone do przychodu pracownika i opodatkowana.

Ważne, gdzie się zachoruje Okazuje się jednak, że wysłanie pracownika w podróż służbową (z rozliczeniem należności stosownie do treści ww. rozporządzenia) nie zawsze będzie dla niego neutralne podatkowo. Dotyczy to na przykład kosztów leczenia poniesionych podczas podróży służbowej. Zdaniem Izby Skarbowej w Warszawie (interpretacja z 1 marca 2013 r., IPPB4/415-951/12-4/MP) zwrot kosztów prywatnej wizyty lekarskiej, szczepień oraz leków, które pracodawca refunduje pracownikowi wyjeżdżającemu w podróż służbową, jest dla tego pracownika przychodem ze stosunku pracy.

Warto jednak zwrócić uwagę, że ze stanu faktycznego będącego przedmiotem interpretacji nie wynikało, aby pracownik zapadł na chorobę w trakcie podróży służbowej (koszty musiały być poniesione z uwagi na przebytą przed rozpoczęciem podróży służbowej chorobę nowotworową pracownika). Zgodnie natomiast z § 19 ust. 1 rozporządzenia zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą przysługuje pracownikowi w przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej. Ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt. 16 ustawy o PIT będzie więc korzystać tylko zwrot kosztów leczenia spowodowanych chorobą powstałą w trakcie podróży służbowej.

Kontrowersje budzi także zagadnienie opłacania przez pracodawcę za pracownika ubezpieczenia w związku z podróżą służbową (OC, leczenie, assistance). Z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 czerwca 2012 r. (II FSK 2351/10) płynie wniosek, że w takim przypadku powstaje przychód, i to bez względu na okoliczność, że umowa ubezpieczenia nie wymienia imiennie konkretnych objętych nią osób. Istnieje bowiem możliwość ustalenia beneficjentów, gdyż ich indywidualizacja nie następuje poprzez zajście wypadku objętego umową ubezpieczenia, lecz z chwilą zapewnienia ochrony ubezpieczeniowej. Innymi słowy, pracownik, będąc zwolniony z obowiązku ponoszenia kosztów swego ubezpieczenia, otrzymuje przysporzenie majątkowe w postaci nieodpłatnego świadczenia. Pogląd taki został także zawarty w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z 2 marca 2011 r. (I SA/GI1164/10).

Odmienne zdanie wyraziła jednak niedawno Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 8 marca 2013 r. (IBPBII/1/415-1064/12/BD). Jej zdaniem wykupienie polis ubezpieczeniowych w przypadku podróży służbowej poza granicami Polski należy traktować jako zabezpieczenie się pracodawcy przed koniecznością poniesienia ewentualnych kosztów leczenia oraz leków i transportu zwłok do kraju (do których poniesienia zobowiązują pracodawcę przepisy rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r.). Stąd też takie działanie nie powoduje powstania przychodu u pracownika.

Gdy podróż nie może być uznana za służbową, dominuje stanowisko, że wszelkie należności, zwroty kosztów przejazdu, wyżywienia, a także inne wydatki są dla pracownika nieodpłatnym świadczeniem. Tak uznały m.in. Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 12 września 2011 r. (IBPBII/1/ 415- 603/11/MK) oraz WSA w Krakowie w wyroku z 8 maja 2012 r. (I SA/Kr 299/12).

Choć zdarza się to rzadko, to jednak można spotkać także stanowisko przeciwne, czego przykładem jest interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 1 kwietnia 2011 r. (IPPB2/415-56/11-2/MG). W piśmie tym organ potwierdził, że zwrot pracownikowi wydatku poniesionego w trakcie podróży niebędącej podróżą służbową nie prowadzi do jakiegokolwiek przysporzenia, ponieważ pracownik działał w imieniu i na rzecz pracodawcy.

Podobnie jest w przypadku kosztów noclegu takiego wyjazdu niebędącego podróżą służbową. Co do zasady organy uznają, że ich poniesienie przez pracodawcę generuje przychód u pracownika. Przychód ten korzysta jednak – zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 19 ustawy o PIT – ze zwolnienia od podatku, ale tylko do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. W pozostałym zakresie wartość świadczeń jest dla pracownika nieodpłatnym przychodem.

Z podobną sytuacją mamy do czynienia w przypadku przeniesienia służbowego, czyli czasowej zmiany miejsca pracy, w związku z którą pracodawca ponosi wydatki z tytułu noclegów na rzecz pracownika. Zarówno organy, jak i sądy uznają je za nieodpłatne świadczenie.

Odmienne są konsekwencje podatkowe sytuacji, kiedy pracownik przebywa w podróży służbowej. Wówczas całkowity koszt zakwaterowania podlega zwolnieniu na podstawie art. 21 ust 1 pkt. 16 ustawy o PIT. W związku z tym należy uznać, że art. 21 ust. 1 pkt. 19 tej ustawy jest przepisem szczególnym w stosunku do jej art. 21 ust. 1 pkt. 16.