Wprawdzie tylko w ZPChr można zainicjować działanie ZFRON, jednak po utracie statusu ZPChr (bez względu na jej powód) pracodawca może pozostawać dysponentem tego funduszu. Warunkiem jest jednak zachowywanie struktury zatrudnienia określonej w art. 33 ust. 7b ustawy w brzmieniu obowiązującym w dniu utraty statusu ZPChr, tj. zatrudnienie osób niepełnosprawnych zatrudnienie ogółem > 0,25. Stany zatrudnienia ogółem i zatrudnienia osób niepełnosprawnych ustala się w etatach, w wartościach przeciętnych miesięcznych. Wlicza się do nich pracowników w rozumieniu art. 2 k.p. oraz wykonawców pracy nakładczej, o których mowa w art. 28 ust. 3 ustawy, a następnie dokonuje wyłączeń określonych w art. 21 ust. 5 ustawy. Wynika to pośrednio z art. 33 ust. 2 pkt. 2 ustawy w zw. z art. 38 ust. 2b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.; dalej: u.p.d.o.f.).

Dysponentów ZFRON, także tych, którzy utracili status ZPChr, obowiązują analogiczne zasady gospodarowania tym funduszem.

Prawa do dysponowania ZFRON mogą być przedmiotem sukcesji i przechodzić na następców prawnych dotychczasowych dysponentów, o ile spełniają warunki ustawowe (wyrok NSA z 9 sierpnia 2013 r., sygn. akt IIFSK 2289/11, LEX nr 1149327). Podział funduszu dopuszcza się jednak tylko w jednym przypadku – pomiędzy pracodawcę, który przejął wraz ze wszystkimi pracownikami zakład pracy chronionej w upadłości lub w likwidacji albo zagrożony likwidacją lub upadłością, oraz pracodawcę statusem dotychczas legitymującego się ZPChr, który pozostał dysponentem tego funduszu. Podział następuje proporcjonalnie do procentowego udziału stanu zatrudnienia przejętych pracowników niepełnosprawnych ZPChr w stanie zatrudnienia osób niepełnosprawnych pracodawcy dotychczas legitymującego się statusem ZPChr – ustalonego w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, według stanu na dzień podziału albo zbycia ZPChr lub jego części. Z kolei różnicę pomiędzy kwotą środków ZFRON pracodawcy dotychczas legitymującego się statusem ZPChr według stanu na dzień podziału lub zbycia części lub całości funduszu a sumą kwot przypadającą poszczególnym pracodawcom wpłaca się na PFRON w terminie 3 miesięcy od dnia dokonania podziału albo zbycia ZPChr lub jego części.

Utrata prawa do dysponowania ZFRON następuje z dniem:

– zakończenia likwidacji (nie dotyczy to likwidacji związanej z przejęciem lub połączeniem z innym ZPChr),

– ogłoszenia upadłości,

– wykreślenia z ewidencji działalności gospodarczej prowadzonego przez pracodawcę ZPChr,

– utraty statusu ZPChr.

Wówczas w deklaracji DEK-II-a należy wykazać i wpłacić do PFRON niewykorzystane środki ZFRON oraz kwotę odpowiadającą kwocie wydatkowanej z ZFRON na nabycie, wytworzenie lub ulepszenie środków trwałych w związku z modernizacją zakładu, utworzeniem lub przystosowaniem stanowisk pracy dla osób niepełnosprawnych, budową lub rozbudową bazy rehabilitacyjnej, wypoczynkowej i socjalnej oraz na zakup środków transportu – w części, która nie została pokryta odpisami amortyzacyjnymi, ustalonymi przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych wynikających z wykazu rocznych stawek.

Utworzenie ZFRON polega na zawarciu z bankiem umowy rachunku bankowego dla środków tego funduszu oraz na ich ewidencjonowaniu. Obie te czynności będą ważne dla zapewnienia przejrzystości w trakcie gospodarowania ZFRON. Wykluczają one także swobodny i niekontrolowany przepływ środków pracodawcy i ZFRON. Ubocznym i jednocześnie korzystnym dla zainteresowanych skutkiem objęcia tymi obowiązkami jest to, że nie każdy wydatek z funduszu musi podlegać dodatkowym rygorom pomocy publicznej, a jedynie ten z poakcesyjnych źródeł publicznych przysparzający korzyści pracodawcy.

Dysponent funduszu musi stale zapewniać prowadzenie rozliczeniowego rachunku bankowego środków ZFRON. Środków tych nie można zatem umieszczać np. na rachunku lokat terminowych.

Wydatkowanie środków ZFRON może odbywać się wyłącznie ze wspomnianego rachunku bankowego (art. 33 ust. 3 pkt. 2a ustawy). Jedyny wyjątek przewiduje art. 33 ust. 3a, który pozwala na wypłacanie z tego rachunku środków do kasy ZFRON wyłącznie w celu ich wypłaty osobom niepełnosprawnym oraz uprawnionym do pomocy indywidualnej.

Ponadto zgodnie z par. 9 ust. 2a rozporządzenia z 19 grudnia 2007 r. w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (dalej: rozporządzenie) nie uznaje się za dokonanie wydatku z ZFRON takiego wydatku, który został sfinansowany ze środków innych niż zgromadzone na rachunku rozliczeniowym funduszu, a następnie zrefundowany ze Środków ZFRON.

Ewidencja ZFRON może być prowadzona w dowolnej formie (pisemnie, elektronicznie), jednak dla uznania rzetelności ewidencji wymaga się, aby odzwierciedlała: wpływy na ZFRON (kwoty, źródło pochodzenia, daty uzyskania, daty wpłaty na rachunek bankowy ZFRON), ich podział na pule, kwoty i daty wydatkowania, przeznaczenie oraz odpowiednio wypływy do kasy i wydatkowanie środków z kasy.

Nieutworzenie ZFRON, nieprowadzenie ewidencji lub nieprowadzenie rachunku bankowego funduszu traktuje się na równi z niezgodnym przeznaczeniem jego środków. To z kolei skutkuje powstaniem obowiązku wpłaty ze środków własnych pracodawcy na PFRON w wysokości 30 proc. kwoty środków ZFRON, której dotyczyły te nieprawidłowości. Wpłatę deklaruje się w deklaracji DEK-II-a i dokonuje się jej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ujawniono te nieprawidłowości.

Dysponent ma obowiązek przekazywania środków ZFRON na rachunek bankowy tego funduszu w terminie 7 dni od dnia, w którym środki te uzyskano. Termin ten oblicza się odpowiednio od dnia skorzystania ze zwolnienia, uzyskania zapisu lub darowizny, naliczenia odsetek zgodnie z umową rachunku bankowego lub dnia uzyskania korzyści ze zbycia środka trwałego.

Nieterminowe przekazanie środków na ZFRON skutkuje obowiązkiem wpłaty na PFRON w wysokości 30 proc. kwoty środków, których dotyczyło opóźnienie, w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nie dotrzymano termin przekazania środków na ZFRON. Drugorzędne znaczenie ma zaś ujawnienie nieterminowego przekazania środków.

ZFRON przeznacza się na finansowanie rehabilitacji zawodowej, społecznej i leczniczej osób niepełnosprawnych zgodnie z regulaminem wykorzystania tych środków.

Każdy wydatek musi być zgodny z ogólnym celem ZFRON i musi znajdować się w szczegółowym katalogu dopuszczalnych z danej puli określonym w par. 2 ust. 1 rozporządzenia. Jednak o tym, na czyją rzecz, w jakiej wysokości, za jakie okresy i z jaką częstotliwością może zostać rozdysponowany każdy z rodzajów wydatków z poszczególnych pól ZFRON – stanowi regulamin funduszu. Środki mogą być zatem wydatkowane wyłącznie zgodnie z tym regulaminem.

Regulamin funduszu tworzy pracodawca, który uzgadnia go z osobami zapewniającymi usługi medyczne, poradnicze i rehabilitacyjne oraz przedstawicielami pracowników. W sytuacji jednak, gdy nie uda się uzgodnić regulaminu w 30-dniowym okresie, to pracodawca może go ustalić samodzielnie. Pracodawca ma obowiązek ogłoszenia regulaminu w miejscu ogólnie dostępnym.