Istnieje możliwość powiększenia wartości świadczenia niepieniężnego o podatek i składki, które w efekcie ubruttowienia poniesie pracodawca. Jednak przychodem pracownika stanie się wartość tego świadczenia wraz z częścią podatkowo-składkową.

Rolą i obowiązkiem pracodawcy jako płatnika jest obliczanie i pobieranie w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osoby, która uzyskuje u niego przychody ze stosunku pracy. Żeby to zrobić, musi ustalić dochód pracownika.

Ale dochód to już podstawa do naliczenia zaliczki. Najpierw trzeba zatem zsumować uzyskane w ciągu miesiąca przychody w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.; dalej updof) – zarówno te pieniężne, jak i niepieniężne odpowiednio wycenione. Przychód powinien odpowiadać realnej (faktycznej) wielkości przysporzenia. Dopiero od tak ustalonego przychodu, po odliczeniu miesięcznej stawki kosztów jego uzyskania oraz potrąceniu składek społecznych finansowanych przez ubezpieczonego, pobiera się zaliczkę podatkową.

Podobnie jest ze składkami na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Podstawą ich wymiaru jest przychód w rozumieniu przepisów updof, osiągany u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Zadaniem płatnika składek jest obliczanie, potrącanie z dochodów ubezpieczonych, rozliczanie oraz opłacanie należnych składek za każdy miesiąc kalendarzowy. Ich koszt obciąża zarówno pracownika, jak i pracodawcę.

Gdy pracownik otrzymuje z firmy przychód mieszany, tj. zarówno wynagrodzenie pieniężne, jak i świadczenia rzeczowe bądź nieodpłatne, podatek i składki trzeba liczyć od całości. Jednak ich część należną od świadczeń niepieniężnych trzeba pobrać z wypłaty pieniężnej. W konsekwencji zatrudniony dostaje co prawda dodatkowy bonus, ale jednocześnie pensję niższą niż zwykle. Gdy prezent ma dużą wartość, pracownik może nawet w ogóle nie otrzymać wypłaty lub dostać ją w symbolicznej wysokości. Pochłoną ją bowiem daniny od niego naliczone. Katalog przychodów zwolnionych – szczególnie z opodatkowania – jest na tyle skąpy, że praktycznie większość świadczeń mających charakter wynagrodzeniowy (prezenty, dodatki, ochrona zdrowotna, ubezpieczeniowa) podlega oskładkowaniu.

Są pracodawcy, którzy zdając sobie sprawę z ujemnych finansowych konsekwencji przekazywania pracownikom dodatkowych świadczeń w naturze, chcą wziąć na siebie wyższe koszty podatkowo-składkowe. Zdarza się, że wprowadzają w firmie zasadę, że takie świadczenia są dla pracownika neutralne – tzn. nie obciążają jego wynagrodzenia pieniężnego. Innymi słowy, zatrudniony otrzymuje je w wartości netto, a jego pensja się nie zmienia.

Można by uznać takie postępowanie za niezgodne z prawem, bo nie ma żadnej podstawy prawnej do takiego manewru. To pracownik ma ponosić ciężar opłat publicznoprawnych od przysporzenia, które faktycznie uzyskał. Jednak z drugiej strony to, co nie jest zabronione, jest dozwolone. Umiejętne wykonanie operacji ubruttowienia może więc uwolnić pracownika od zapłaty podatku i składek, ale z kolei bardziej obciąży firmowy budżet.

Przepisy nie mogą wkraczać w rozliczenia i uzgodnienia, jakie dokonują się między stronami umowy – pracownikiem i pracodawcą. Jeśli szef umówi się z podwładnym na konkretną kwotę/wartość „do ręki”, to nie ma w tym nic błędnego. Jednak aby spełnić zobowiązania wobec fiskusa i ZUS, i pozostawać tym samym w zgodzie z przepisami, pracodawca musi podwyższyć cały przychód pracownika o podatek i składki należne od bonusu.

Inaczej rzecz ujmując, pracodawca musi uznać za przychód ze stosunku pracy ubruttowioną część prezentu. Nie chodzi bowiem o to, aby naliczył daniny od gratisu i je po prostu za pracownika uiścił. Takie działanie i tak spowodowałoby powstanie przychodu, bo zapłata za kogoś jego osobistych danin nie jest obojętna do celów podatkowo- składkowych. W czynności ubruttowienia wynagrodzenia fiskus nie widzi żadnych uchybień.