W trakcie prowadzonej kontroli ZUS zakwestionował fakt, że nie naliczaliśmy składek od niektórych świadczeń wypłaconych lub sfinansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Czy miał takie prawo, skoro rozporządzenie składkowe jednoznacznie wskazuje, że świadczenia opłacone ze środków socjalnych są zwolnione ze składek? Co powinniśmy zrobić, jeśli postępowaliśmy nieprawidłowo? – pyta czytelnik Rzeczpospolitej.
Rozporządzenie składkowe wyłącza z oskładkowania świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Dokładnie chodzi o § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Zwolnienie to obejmuje jednak – o czym pracodawcy często zapominają – tylko świadczenia finansowane zgodnie z ustawą o zfśs.
Pierwszym warunkiem, który musi zostać spełniony, aby wydatek można było pokryć ze środków zfśs, a tym samym żeby mógł korzystać z ulgi składkowej, jest ich spożytkowanie na działalność socjalną. Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs za taką działalność można uznać:
– usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
– udzielanie pomocy materialno-rzeczowej lub finansowej,
– udzielanie zwrotnej albo bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Następnym wymogiem jest zróżnicowanie wysokości świadczeń. Taka konieczność wynika z art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs, który mówi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu należy uzależnić od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego. Zasada „wszystkim po równo” nie może mieć tu zastosowania.
Trzecim warunkiem jest to, aby możliwość wydatkowania środków socjalnych na dany cel przewidywał zakładowy regulamin gospodarowania tymi środkami. Należy go uzgodnić ze związkami zawodowymi, a jeśli w firmie one nie funkcjonują – z reprezentantem pracowników.
Ważne, aby zapisy regulaminu były zgodne z ogólnymi regułami wynikającymi z ustawy o zfśs.
W praktyce występują też sytuacje, że pracodawcy mieszają źródło finansowania świadczeń o charakterze socjalnym, pokrywając część wydatku z własnych środków obrotowych. Z ulgi wynikającej z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego korzysta wtedy tylko część opłacona ze środków zfśs – oczywiście, jeśli zostały spełnione omówione warunki. Wydatek poniesiony ze środków obrotowych trzeba oskładkować na ogólnych zasadach, doliczając ich wartość do pozostałych przychodów pracownika wypłaconych w danym miesiącu.
Z pytania nie wynika, dlaczego ZUS zanegował brak składek od świadczeń sfinansowanych z zfśs. Najprawdopodobniej nie został spełniony jeden lub kilka przedstawionych wyżej wymogów. Pracodawca powinien tę kwestię wyjaśnić z kontrolującym. Odpowiednia informacja znajdzie się też w protokole pokontrolnym.
Jeżeli zakład wydał pieniądze socjalne niezgodnie z ustawą o zfśs, to aktualnie musi jak najszybciej naliczyć składki od kwot, które powinien oskładkować. Konieczna jest też korekta raportów rozliczeniowych za dany okres.
Więcej w Rzeczpospolitej z 3 marca 2014 r.