Firma zatrudnia pracowników na stanowiskach, które wymagają prania odzieży roboczej. W jaki sposób powinien być skalkulowany wypłacany tym pracownikom ekwiwalent za pranie odzieży, aby był wolny od obciążeń podatkowo-składkowych? – pyta czytelnik Rzeczpospolitej.
Wartość wypłaconego przez zakład pracy ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej pracownika jest przychodem ze stosunku pracy, ale pod pewnymi warunkami korzysta on ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Zwolnieniem tym objęte są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Warunkiem niezbędnym do tego, aby ekwiwalent za pranie odzieży został objęty tym zwolnieniem, jest jego przyznanie i wypłacenie pracownikowi zgodnie z przepisami o bhp, czyli – jak stanowi art. 23710 § 3 k.p. – w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. I tu zaczyna się problem. Liczba interpretacji podatkowych wydanych na ten temat w ciągu ostatnich dwóch lat wyraźnie wzrosła, a to za sprawą wątpliwości odnoszących się do metody ustalenia wysokości kosztów za pranie faktycznie poniesionych przez pracownika.
Oczywiście najprościej jest wtedy, gdy pracownik odda odzież roboczą do pralni. Wówczas przyznanie i wypłata ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej następują na podstawie wystawionych przez pralnię faktur lub rachunków, które stwierdzają wysokość kosztów za pranie faktycznie poniesionych przez pracownika. W takiej sytuacji zwrot przez pracodawcę kosztów prania odzieży roboczej, w wysokości stwierdzonej rachunkiem z pralni, nie jest obciążony PIT.
Ale przecież pracownik może wyprać tę odzież sam, co jest na pewno tańsze w porównaniu z kwotą na rachunku wystawionym przez pralnię. Bywa jednak niestety kłopotliwe, jeśli chodzi o obciążenie w PIT. W przypadku gdy pracownik pierze odzież roboczą w domu – samą lub wraz z inną używaną przez domowników odzieżą – nie sposób precyzyjnie zmierzyć i wycenić rzeczywistego zużycia energii elektrycznej, wody i środków piorących wykorzystanych do prania odzieży roboczej. Dlatego pracodawcy z reguły w takim przypadku przyznają pracownikom ryczałt pieniężny w stałej kwocie (stawce), np. 35 zł za miesiąc. Tak ustalona wysokość ekwiwalentu nie może być jednak oderwana od realnych kwot, które pracownik mógł ponieść w związku z praniem odzieży w domu. Jeśli bowiem ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest ustalony w wysokości, która nie jest równowartością kosztów faktycznie poniesionych przez pracownika, to taki ekwiwalent nie będzie korzystał ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT.
Wartość wypłaconego przez zakład pracy ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej pracownika jest przychodem ze stosunku pracy, ale pod pewnymi warunkami korzysta on ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Zwolnieniem tym objęte są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Warunkiem niezbędnym do tego, aby ekwiwalent za pranie odzieży został objęty tym zwolnieniem, jest jego przyznanie i wypłacenie pracownikowi zgodnie z przepisami o bhp, czyli – jak stanowi art. 23710 § 3 k.p. – w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. I tu zaczyna się problem. Liczba interpretacji podatkowych wydanych na ten temat w ciągu ostatnich dwóch lat wyraźnie wzrosła, a to za sprawą wątpliwości odnoszących się do metody ustalenia wysokości kosztów za pranie faktycznie poniesionych przez pracownika.
Oczywiście najprościej jest wtedy, gdy pracownik odda odzież roboczą do pralni. Wówczas przyznanie i wypłata ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej następują na podstawie wystawionych przez pralnię faktur lub rachunków, które stwierdzają wysokość kosztów za pranie faktycznie poniesionych przez pracownika. W takiej sytuacji zwrot przez pracodawcę kosztów prania odzieży roboczej, w wysokości stwierdzonej rachunkiem z pralni, nie jest obciążony PIT.
Ale przecież pracownik może wyprać tę odzież sam, co jest na pewno tańsze w porównaniu z kwotą na rachunku wystawionym przez pralnię. Bywa jednak niestety kłopotliwe, jeśli chodzi o obciążenie w PIT. W przypadku gdy pracownik pierze odzież roboczą w domu – samą lub wraz z inną używaną przez domowników odzieżą – nie sposób precyzyjnie zmierzyć i wycenić rzeczywistego zużycia energii elektrycznej, wody i środków piorących wykorzystanych do prania odzieży roboczej. Dlatego pracodawcy z reguły w takim przypadku przyznają pracownikom ryczałt pieniężny w stałej kwocie (stawce), np. 35 zł za miesiąc. Tak ustalona wysokość ekwiwalentu nie może być jednak oderwana od realnych kwot, które pracownik mógł ponieść w związku z praniem odzieży w domu. Jeśli bowiem ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest ustalony w wysokości, która nie jest równowartością kosztów faktycznie poniesionych przez pracownika, to taki ekwiwalent nie będzie korzystał ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT.
Zaliczkę na podatek dochodowy należy pobrać także od ekwiwalentu wypłaconego pracownikowi za pranie odzieży roboczej, która może być przez niego wykorzystywana zarówno w pracy, jak i po pracy, tzn. do celów prywatnych.
Jednak w większości przypadków ekwiwalent za pranie odzieży roboczej będzie podlegał zwolnieniu z opodatkowania PIT, jeżeli jego wartość zostanie skalkulowana tak, aby nie przekraczała ona kwoty, którą pracownik realnie mógł zapłacić w związku z nakładem pracy i środków na pranie. Ustalając tę kwotę, najlepiej odnieść się do cen stosowanych dla danego rodzaju odzieży w lokalnych pralniach.
W celu objęcia zwolnieniem stałe stawki ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej warto więc ustalać w wysokości, która nie przekracza średnich cen prania odzieży roboczej w lokalnych pralniach. Dodatkowo stawki te mogą być zróżnicowane z uwagi na porę roku, jeśli wpływa ona na stopień zabrudzenia odzieży roboczej.
Ustalając wartość miesięcznego ekwiwalentu, cały czas trzeba pamiętać o tym, że kwota ta musi odzwierciedlać realną wartość kosztów, które jest zobowiązany ponosić z tego tytułu pracownik. Dlatego powinna ona być np. pomniejszana o czas nieobecności pracownika w pracy, co jest uzasadnione tym, że w takim przypadku odzież ta nie ulega zabrudzeniu. Przy czym nie chodzi tu o każdą nieobecność pracownika (np. jednodniową czy trzydniową), ale taką, która istotnie może wpłynąć na stopień zabrudzenia odzieży.
W przeciwnym razie, tzn. jeśli podatnik zastosuje zwolnienie z PIT do całej wartości ekwiwalentu – w tym w części przyznanej za okres dłuższej nieobecności pracownika w pracy – to może ono być zakwestionowane. Przyznany w ten sposób ekwiwalent nie stanowi bowiem równowartości kosztów poniesionych faktycznie przez pracownika.
Więcej w Rzeczpospolitej z 5 marca 2014 r.
Jednak w większości przypadków ekwiwalent za pranie odzieży roboczej będzie podlegał zwolnieniu z opodatkowania PIT, jeżeli jego wartość zostanie skalkulowana tak, aby nie przekraczała ona kwoty, którą pracownik realnie mógł zapłacić w związku z nakładem pracy i środków na pranie. Ustalając tę kwotę, najlepiej odnieść się do cen stosowanych dla danego rodzaju odzieży w lokalnych pralniach.
W celu objęcia zwolnieniem stałe stawki ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej warto więc ustalać w wysokości, która nie przekracza średnich cen prania odzieży roboczej w lokalnych pralniach. Dodatkowo stawki te mogą być zróżnicowane z uwagi na porę roku, jeśli wpływa ona na stopień zabrudzenia odzieży roboczej.
Ustalając wartość miesięcznego ekwiwalentu, cały czas trzeba pamiętać o tym, że kwota ta musi odzwierciedlać realną wartość kosztów, które jest zobowiązany ponosić z tego tytułu pracownik. Dlatego powinna ona być np. pomniejszana o czas nieobecności pracownika w pracy, co jest uzasadnione tym, że w takim przypadku odzież ta nie ulega zabrudzeniu. Przy czym nie chodzi tu o każdą nieobecność pracownika (np. jednodniową czy trzydniową), ale taką, która istotnie może wpłynąć na stopień zabrudzenia odzieży.
W przeciwnym razie, tzn. jeśli podatnik zastosuje zwolnienie z PIT do całej wartości ekwiwalentu – w tym w części przyznanej za okres dłuższej nieobecności pracownika w pracy – to może ono być zakwestionowane. Przyznany w ten sposób ekwiwalent nie stanowi bowiem równowartości kosztów poniesionych faktycznie przez pracownika.
Więcej w Rzeczpospolitej z 5 marca 2014 r.