Wydatki noclegowe to jeden ze znaczących kosztów podróży służbowych. Warto zatem zwrócić na niego uwagę i go ograniczyć, choćby starając się wcześniej dokonać rezerwacji. Pozwala to zarówno lepiej i dokładniej zaplanować obciążenie finansowe związane z podróżą, ale też np. obniżyć wydatki na przemieszczanie się pracownika – czytamy w Rzeczpospolitej.
Noclegi to nie tylko możliwość snu. To także zapewnienie pewnej przestrzeni wypoczynku, intymności, zaplecza higieniczno-sanitarnego. Szczególnie jest to ważne w podróży, bo ten komfort nie może znacząco odbiegać od warunków, jakie na co dzień ma pracownik. Dlatego rozliczenie kosztów z tym związanych nie powinno opierać się na zasadzie „najtańsze możliwe do znalezienia miejsce do spania”. Ustalając sprawy zakwaterowania, pracodawca powinien zapewnić podwładnemu pewien standard, co zwykle związane jest także ze wzrostem ceny.
Trzeba przy tym zwrócić uwagę na położenie hotelu. W wielu wypadkach tańsze miejsca noclegowe są znacznie oddalone od centrum czy punktów docelowych dla pracownika. Oznacza to, że poza kosztami noclegu szef będzie musiał wypłacać ryczałty najazdy lokalne. A w wielu wypadkach – szczególnie gdy ryczałt ustalony jest na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie delegacyjne), nie wystarczy na pokrycie faktycznych obciążeń związanych z dojazdami – kwoty znacznie przekracza te kwoty.
To wszystko może przesądzić o tym, że firma będzie wcześniej dokonywała rezerwacji noclegów. Osoba, która będzie to robić, zanim pracownik uda się w podróż, powinna zwrócić uwagę na:
– koszt noclegu,
– jakość oferowaną przez hotel,
– położenie tego obiektu w stosunku do dworca, lotniska, trasy wylotowej z miasta czy np. siedziby kontrahenta, do którego w ciągu kilkunastodniowego wyjazdu wielokrotnie musi dotrzeć pracownik,
– „rozmieszczenie” pracowników jadących razem w delegację.
Takie rezerwacje z firmy połączone z regularną współpracą z konkretnym hotelem pensjonatem pozwalają też niekiedy uzyskać znaczące w nich zniżki.
Za nocleg podczas podróży służbowej etatowcowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale nie większej za jedną dobę hotelową niż:
– 20-krotność stawki diety (dieta wynosi 30 zł, zatem limit wynosi 600 zł) – w delegacji krajowej,
– ustalony na ten cel limit określony w załączniku do rozporządzenia delegacyjnego – w delegacji zagranicznej.
W delegacjach zagranicznych limit nie jest stały. Przypisano je do poszczególnych państw. Poza jednym wyjątkiem nie wprowadzono dodatkowego rozróżnienia wewnętrznego, wyróżniając np. droższe regiony czy miasta. Odstępstwo to dotyczy tylko Stanów Zjednoczonych, gdzie limit dla kraju wynosi 200 dolarów, a dla Waszyngtonu 300 dolarów i 350 dolarów dla Nowego Jorku.
Co do zasady limity są wiążące. Jednak w uzasadnionych wypadkach szef może przystać na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej kwotę graniczną określoną w rozporządzeniu delegacyjnym. Skoro przekroczenie limitu noclegowego musi być uzasadnione, powinno być zawsze powiązane z pisemnym podaniem takiej argumentacji. Kwota przekroczenia pułapu finansowego na nocleg nie podlega bowiem opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wtedy, gdy ta nadwyżka była uzasadniona.
Podwyższenie limitu może uzasadnić zakwaterowanie w konkretnym hotelu, które pozwala właściwie wykonać zadania związane z wyjazdem służbowym. Mogą tutaj wchodzić w grę kwestie prestiżowe. Ważne jednak, aby odnosiło się to nie tylko do samego faktu wyjazdu osoby zajmującej wysokie stanowisko w firmie, ale wiązało się z pewną sytuacją.
Ciekawe rozwiązanie polega na zastosowaniu wewnętrznego niższego limitu. W razie konieczności mógłby być przekraczany, ale zasadniczo tworzyłby pewną granicę przed nadmiernymi wydatkami.
Opłacenie konkretnego noclegu to jedno z rozwiązań przyjętych w rozporządzeniu delegacyjnym. Zasadniczo pracodawca musi podróżującemu pracownikowi zapewnić nocleg. Taka gwarancja może mieć formę właśnie pokrycia kosztów spania. Nie wyklucza się jednak zapewnienia możliwości nieodpłatnego nocowania.
Pracownik, który nie przedstawi dokumentów potwierdzających konkretny wydatek delegacyjny, ma prawo domagać się ryczałtowo określonego świadczenia. Te noclegowe przysługują w wysokości:
– 150 proc. diety w delegacjach krajowych,
– 25 proc. limitu noclegowego określonego w rozporządzeniu delegacyjnym dla państwa, w którym był nocleg – przy wyjeździe zagranicznym.
Stawka limitu noclegowego oraz – co w praktyce może być bardziej istotne – ryczałtu noclegowego odnoszona jest do kraju, w którym nastąpi nocny odpoczynek. Przy przejeździe tranzytowym państwo docelowe decyduje jedynie o wysokości diety. Pozostałe świadczenia nalicza się według stawek przypisanych do kraju, w którym dany wydatek jest ponoszony. Przy rozliczaniu delegacji od pracownika należy pobrać oświadczenie dotyczące kraju, w jakim miał miejsce nocleg.
Wypłacanie ryczałtu za noclegi „krajowe” bez uwzględnienia tego zastrzeżenia czasowego oznacza uregulowanie świadczenia, którego nie przewiduje rozporządzenie, czyli niepodlegającego zwolnieniu z obciążeń podatkowo-ubezpieczeniowych.
Świadczenia otrzymane za podróż służbową to przychody pracownika, które jednak korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na zasadach wskazanych w ustawie z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm., dalej updof).
Zgodnie z jej art. 12 za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak i wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub tych częściowo odpłatnych.
W art. 21 ust. 1 pkt 16 updof wskazano, że wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Zgodnie z § 2 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika nie są objęte składkami na ubezpieczenia społeczne do wysokości ustalonej dla należności przysługujących pracownikom na podstawie przepisów rozporządzeń dotyczących rozliczania delegacji.
Od nadwyżek przewyższających powszechne kwoty diet i innych świadczeń delegacyjnych należy zatem opłacić składki na takich samych zasadach jak od wynagrodzenia pracownika.
Skoro rozporządzenie delegacyjne wskazuje, że ryczałt za spanie podczas wyjazdu krajowego przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej sześć godzin między 21 i 7, to wypłacenie go wtedy, gdy nie spełnia tego warunku, oznacza uregulowanie świadczenia niezgodnego z rozporządzeniem. Jako takie nie podlega zwolnieniom podatkowo-ubezpieczeniowym.
Więcej w Rzeczpospolitej z 20 marca 2014 r.
Noclegi to nie tylko możliwość snu. To także zapewnienie pewnej przestrzeni wypoczynku, intymności, zaplecza higieniczno-sanitarnego. Szczególnie jest to ważne w podróży, bo ten komfort nie może znacząco odbiegać od warunków, jakie na co dzień ma pracownik. Dlatego rozliczenie kosztów z tym związanych nie powinno opierać się na zasadzie „najtańsze możliwe do znalezienia miejsce do spania”. Ustalając sprawy zakwaterowania, pracodawca powinien zapewnić podwładnemu pewien standard, co zwykle związane jest także ze wzrostem ceny.
Trzeba przy tym zwrócić uwagę na położenie hotelu. W wielu wypadkach tańsze miejsca noclegowe są znacznie oddalone od centrum czy punktów docelowych dla pracownika. Oznacza to, że poza kosztami noclegu szef będzie musiał wypłacać ryczałty najazdy lokalne. A w wielu wypadkach – szczególnie gdy ryczałt ustalony jest na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie delegacyjne), nie wystarczy na pokrycie faktycznych obciążeń związanych z dojazdami – kwoty znacznie przekracza te kwoty.
To wszystko może przesądzić o tym, że firma będzie wcześniej dokonywała rezerwacji noclegów. Osoba, która będzie to robić, zanim pracownik uda się w podróż, powinna zwrócić uwagę na:
– koszt noclegu,
– jakość oferowaną przez hotel,
– położenie tego obiektu w stosunku do dworca, lotniska, trasy wylotowej z miasta czy np. siedziby kontrahenta, do którego w ciągu kilkunastodniowego wyjazdu wielokrotnie musi dotrzeć pracownik,
– „rozmieszczenie” pracowników jadących razem w delegację.
Takie rezerwacje z firmy połączone z regularną współpracą z konkretnym hotelem pensjonatem pozwalają też niekiedy uzyskać znaczące w nich zniżki.
Za nocleg podczas podróży służbowej etatowcowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale nie większej za jedną dobę hotelową niż:
– 20-krotność stawki diety (dieta wynosi 30 zł, zatem limit wynosi 600 zł) – w delegacji krajowej,
– ustalony na ten cel limit określony w załączniku do rozporządzenia delegacyjnego – w delegacji zagranicznej.
W delegacjach zagranicznych limit nie jest stały. Przypisano je do poszczególnych państw. Poza jednym wyjątkiem nie wprowadzono dodatkowego rozróżnienia wewnętrznego, wyróżniając np. droższe regiony czy miasta. Odstępstwo to dotyczy tylko Stanów Zjednoczonych, gdzie limit dla kraju wynosi 200 dolarów, a dla Waszyngtonu 300 dolarów i 350 dolarów dla Nowego Jorku.
Co do zasady limity są wiążące. Jednak w uzasadnionych wypadkach szef może przystać na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej kwotę graniczną określoną w rozporządzeniu delegacyjnym. Skoro przekroczenie limitu noclegowego musi być uzasadnione, powinno być zawsze powiązane z pisemnym podaniem takiej argumentacji. Kwota przekroczenia pułapu finansowego na nocleg nie podlega bowiem opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wtedy, gdy ta nadwyżka była uzasadniona.
Podwyższenie limitu może uzasadnić zakwaterowanie w konkretnym hotelu, które pozwala właściwie wykonać zadania związane z wyjazdem służbowym. Mogą tutaj wchodzić w grę kwestie prestiżowe. Ważne jednak, aby odnosiło się to nie tylko do samego faktu wyjazdu osoby zajmującej wysokie stanowisko w firmie, ale wiązało się z pewną sytuacją.
Ciekawe rozwiązanie polega na zastosowaniu wewnętrznego niższego limitu. W razie konieczności mógłby być przekraczany, ale zasadniczo tworzyłby pewną granicę przed nadmiernymi wydatkami.
Opłacenie konkretnego noclegu to jedno z rozwiązań przyjętych w rozporządzeniu delegacyjnym. Zasadniczo pracodawca musi podróżującemu pracownikowi zapewnić nocleg. Taka gwarancja może mieć formę właśnie pokrycia kosztów spania. Nie wyklucza się jednak zapewnienia możliwości nieodpłatnego nocowania.
Pracownik, który nie przedstawi dokumentów potwierdzających konkretny wydatek delegacyjny, ma prawo domagać się ryczałtowo określonego świadczenia. Te noclegowe przysługują w wysokości:
– 150 proc. diety w delegacjach krajowych,
– 25 proc. limitu noclegowego określonego w rozporządzeniu delegacyjnym dla państwa, w którym był nocleg – przy wyjeździe zagranicznym.
Stawka limitu noclegowego oraz – co w praktyce może być bardziej istotne – ryczałtu noclegowego odnoszona jest do kraju, w którym nastąpi nocny odpoczynek. Przy przejeździe tranzytowym państwo docelowe decyduje jedynie o wysokości diety. Pozostałe świadczenia nalicza się według stawek przypisanych do kraju, w którym dany wydatek jest ponoszony. Przy rozliczaniu delegacji od pracownika należy pobrać oświadczenie dotyczące kraju, w jakim miał miejsce nocleg.
Wypłacanie ryczałtu za noclegi „krajowe” bez uwzględnienia tego zastrzeżenia czasowego oznacza uregulowanie świadczenia, którego nie przewiduje rozporządzenie, czyli niepodlegającego zwolnieniu z obciążeń podatkowo-ubezpieczeniowych.
Świadczenia otrzymane za podróż służbową to przychody pracownika, które jednak korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na zasadach wskazanych w ustawie z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm., dalej updof).
Zgodnie z jej art. 12 za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak i wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub tych częściowo odpłatnych.
W art. 21 ust. 1 pkt 16 updof wskazano, że wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Zgodnie z § 2 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika nie są objęte składkami na ubezpieczenia społeczne do wysokości ustalonej dla należności przysługujących pracownikom na podstawie przepisów rozporządzeń dotyczących rozliczania delegacji.
Od nadwyżek przewyższających powszechne kwoty diet i innych świadczeń delegacyjnych należy zatem opłacić składki na takich samych zasadach jak od wynagrodzenia pracownika.
Skoro rozporządzenie delegacyjne wskazuje, że ryczałt za spanie podczas wyjazdu krajowego przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej sześć godzin między 21 i 7, to wypłacenie go wtedy, gdy nie spełnia tego warunku, oznacza uregulowanie świadczenia niezgodnego z rozporządzeniem. Jako takie nie podlega zwolnieniom podatkowo-ubezpieczeniowym.
Więcej w Rzeczpospolitej z 20 marca 2014 r.