Były pracownik zwrócił się z prośbą o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu z lat 1979-1988, kiedy uzyskiwał wysokie zarobki. Niestety, dokumentacja płacowa z tego okresu się nie zachowała. Z akt osobowych wynika, że pracownik był wynagradzany według stawki godzinowej. Istnieje dokumentacja potwierdzająca liczbę przepracowanych godzin w kolejnych miesiącach. Czy na tej podstawie możemy wystawić zaświadczenie na druku ZUS-Rp-7? – pyta czytelniczka Rzeczpospolitej.
Gdy zakład nie posiada już dokumentacji finansowej ani list płac, może wypełnić formularz ZUS Rp-7 na podstawie danych z akt osobowych. Czerpie wtedy informacje zawarte m.in. w umowie o pracę, angażu, pismach o powołaniu, mianowaniu oraz w innych pismach określających wynagrodzenie danej osoby, których okres przechowywania wynosi 50 lat od rozwiązania stosunku pracy.
Inne niż stałe składniki wynagrodzenia – premie, nagrody czy dodatki – można uwzględnić tylko wtedy, gdy z zachowanej dokumentacji jednoznacznie wynika, że faktycznie zostały wypłacone w określonej wysokości i że odprowadzono od nich składki na ubezpieczenie społeczne.
W druku Rp-7 należy też podać informację, na podstawie jakiej dokumentacji je wystawiono. Ta dokumentacja powinna umożliwić pracodawcy ustalenie:
– składnika wynagrodzenia,
– tytułu wypłaty,
– okresu, którego dotyczyła wypłata,
– obowiązku oskładkowania tego elementu płacy,
– okresu i wysokości świadczeń za czas niezdolności do pracy – wynagrodzenia chorobowego, a także zasiłku chorobowego, opiekuńczego lub macierzyńskiego.
Jeśli z akt osobowych pracownika wynika, że był opłacany stawką godzinową, były pracodawca może ustalić wysokość zarobku i wpisać go w Rp-7 tylko wtedy, gdy zachowały się dane dotyczące liczby godzin, jaką ta osoba przepracowała w danym okresie na konkretnym stanowisku (dziennie, tygodniowo lub miesięcznie).
Ustalając, czy składnik wynagrodzenia podlegał oskładkowaniu, należy kierować się przepisami obowiązującymi w okresie, w którym został wypłacony. Jeżeli pracodawca ma jakąkolwiek wątpliwość w tym zakresie, powinien ją opisać w pkt 6 zaświadczenia ZUS Rp-7. Musi podać kwotę, tytuł wypłaty i okres, którego dotyczyła.
Inaczej jest z podawaniem w zaświadczeniu składników wynagrodzenia. Należy wtedy stosować zasadę, która obowiązuje przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury. Poszczególne elementy pensji trzeba przyporządkować do okresu, za który się należały, niezależnie od daty wypłaty. Datą wypłaty trzeba się kierować jedynie wtedy, gdy nie jest możliwe ustalenie okresu, którego dotyczy składnik płacy.
Zaświadczenie o zarobkach może wystawić na podstawie danych z akt osobowych pracownika:
– pracodawca,
– prawny następca pracodawcy,
– w razie ich braku – organ założycielski albo organ nadrzędny pracodawcy (najczęściej wojewoda albo właściwy minister); może on wystawiać zaświadczenia stwierdzające okres zatrudnienia na podstawie przejętej dokumentacji osobowej,
– związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia, jeżeli pracodawcą była spółdzielnia lub organizacja spółdzielcza, a jeżeli takiego związku nie ma albo w razie jego likwidacji – Krajowa Rada Spółdzielcza,
– archiwum państwowe lub firma prywatna zajmująca się przechowywaniem akt,
– archiwa rotacyjne Stowarzyszenia Archiwistów Polskich,
– archiwa przejściowe podległe wojewodom.
Gdy zakład nie posiada już dokumentacji finansowej ani list płac, może wypełnić formularz ZUS Rp-7 na podstawie danych z akt osobowych. Czerpie wtedy informacje zawarte m.in. w umowie o pracę, angażu, pismach o powołaniu, mianowaniu oraz w innych pismach określających wynagrodzenie danej osoby, których okres przechowywania wynosi 50 lat od rozwiązania stosunku pracy.
Inne niż stałe składniki wynagrodzenia – premie, nagrody czy dodatki – można uwzględnić tylko wtedy, gdy z zachowanej dokumentacji jednoznacznie wynika, że faktycznie zostały wypłacone w określonej wysokości i że odprowadzono od nich składki na ubezpieczenie społeczne.
W druku Rp-7 należy też podać informację, na podstawie jakiej dokumentacji je wystawiono. Ta dokumentacja powinna umożliwić pracodawcy ustalenie:
– składnika wynagrodzenia,
– tytułu wypłaty,
– okresu, którego dotyczyła wypłata,
– obowiązku oskładkowania tego elementu płacy,
– okresu i wysokości świadczeń za czas niezdolności do pracy – wynagrodzenia chorobowego, a także zasiłku chorobowego, opiekuńczego lub macierzyńskiego.
Jeśli z akt osobowych pracownika wynika, że był opłacany stawką godzinową, były pracodawca może ustalić wysokość zarobku i wpisać go w Rp-7 tylko wtedy, gdy zachowały się dane dotyczące liczby godzin, jaką ta osoba przepracowała w danym okresie na konkretnym stanowisku (dziennie, tygodniowo lub miesięcznie).
Ustalając, czy składnik wynagrodzenia podlegał oskładkowaniu, należy kierować się przepisami obowiązującymi w okresie, w którym został wypłacony. Jeżeli pracodawca ma jakąkolwiek wątpliwość w tym zakresie, powinien ją opisać w pkt 6 zaświadczenia ZUS Rp-7. Musi podać kwotę, tytuł wypłaty i okres, którego dotyczyła.
Inaczej jest z podawaniem w zaświadczeniu składników wynagrodzenia. Należy wtedy stosować zasadę, która obowiązuje przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury. Poszczególne elementy pensji trzeba przyporządkować do okresu, za który się należały, niezależnie od daty wypłaty. Datą wypłaty trzeba się kierować jedynie wtedy, gdy nie jest możliwe ustalenie okresu, którego dotyczy składnik płacy.
Zaświadczenie o zarobkach może wystawić na podstawie danych z akt osobowych pracownika:
– pracodawca,
– prawny następca pracodawcy,
– w razie ich braku – organ założycielski albo organ nadrzędny pracodawcy (najczęściej wojewoda albo właściwy minister); może on wystawiać zaświadczenia stwierdzające okres zatrudnienia na podstawie przejętej dokumentacji osobowej,
– związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia, jeżeli pracodawcą była spółdzielnia lub organizacja spółdzielcza, a jeżeli takiego związku nie ma albo w razie jego likwidacji – Krajowa Rada Spółdzielcza,
– archiwum państwowe lub firma prywatna zajmująca się przechowywaniem akt,
– archiwa rotacyjne Stowarzyszenia Archiwistów Polskich,
– archiwa przejściowe podległe wojewodom.
Więcej w Rzeczpospolitej z 9 czerwca 2014 r.