Firma prowadzi hurtownię materiałów budowlanych. W przypadku niektórych transakcji sprzedaży zapłata za wydany towar jest regulowana przez nabywcę przelewem. Zdarza się, że klienci opóźniają się z zapłatą należności. Wysyłamy wówczas do nich wezwania do zapłaty. Czy obciążenie klienta kosztami przesyłki z wezwaniem do zapłaty (tj. kosztem opłaty pocztowej za „zwykłą” przesyłkę poleconą lub nadaną za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) podlega opodatkowaniu VAT? Czy na kwotę tego obciążenia trzeba wystawić fakturę, czy wystarczające jest wystawienie noty obciążeniowej? – pyta czytelniczka Rzeczpospolitej.
Obciążenie kontrahenta kosztami nie w każdym przypadku powoduje konieczność ich opodatkowania i udokumentowania fakturą. Jak wyjaśniają organy podatkowe w udzielanych na ten temat interpretacjach, czynność podlega opodatkowaniu jedynie wtedy, gdy jest wykonywana w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności. Związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz realizującego płatność musi mieć przy tym charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można było powiedzieć, że płatność ta następuje w zamian za to świadczenie.
Pomiędzy wierzycielem a jego dłużnikiem, który zwraca koszty przesyłki pocztowej zawierającej wezwanie do zapłaty, nie istnieje świadczenie wzajemne. Wierzyciel w zamian za wpłaconą kwotę nie wykonuje bowiem na rzecz dłużnika żadnego świadczenia. Tym samym wysłanie wezwania do zapłaty i obciążenie dłużnika kosztami tej przesyłki nie jest świadczeniem usług. W takim przypadku wierzyciel (podatnik VAT) nie świadczy usługi na rzecz dłużnika, a otrzymany zwrot wydatków nie jest obrotem podlegającym opodatkowaniu.
Jeśli w takim przypadku wierzyciel obciąży dłużnika opłatą pocztową za nadanie listu poleconego, który zawierał wezwanie do zapłaty, to wówczas obciążenie tymi rzeczywistymi kosztami opłaty pocztowej nie podlega VAT. Zobowiązanie do uiszczenia kosztów przesyłki poleconej, ponoszonych przez wierzyciela w związku z wysłaniem wezwania do uregulowania należności, jest świadczeniem pieniężnym mającym postać zwrotu kosztów. W uproszczeniu sprowadza się ono jedynie do odzyskania pieniędzy za nadanie przesyłki pocztowej. Takie świadczenie pieniężne, które nie jest wynagrodzeniem za wykonaną usługę, pozostaje poza zakresem VAT, co wyklucza jego udokumentowanie fakturą. W tych okolicznościach obciążenie dłużnika kosztami przesyłki pocztowej powinno zostać potwierdzone dokumentem innym niż faktura, np. notą księgową.
Obciążenie dłużnika kosztami opłaty pocztowej za nadanie listem poleconym wezwania do zapłaty – w przypadku, gdy klient spóźnia się z płatnością – nie jest ani odpłatną dostawą towarów, ani odpłatnym świadczeniem usług w rozumieniu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. A skoro nie jest czynnością podlegającą opodatkowaniu VAT, to obciążenia tego nie można potwierdzić fakturą. W tym przypadku wierzyciel może udokumentować obciążenie dłużnika kosztami opłaty pocztowej poprzez wystawienie np. noty obciążeniowej wskazującej na wysokość tego obciążenia oraz jego tytuł.
Obciążenie kontrahenta kosztami nie w każdym przypadku powoduje konieczność ich opodatkowania i udokumentowania fakturą. Jak wyjaśniają organy podatkowe w udzielanych na ten temat interpretacjach, czynność podlega opodatkowaniu jedynie wtedy, gdy jest wykonywana w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności. Związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz realizującego płatność musi mieć przy tym charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można było powiedzieć, że płatność ta następuje w zamian za to świadczenie.
Pomiędzy wierzycielem a jego dłużnikiem, który zwraca koszty przesyłki pocztowej zawierającej wezwanie do zapłaty, nie istnieje świadczenie wzajemne. Wierzyciel w zamian za wpłaconą kwotę nie wykonuje bowiem na rzecz dłużnika żadnego świadczenia. Tym samym wysłanie wezwania do zapłaty i obciążenie dłużnika kosztami tej przesyłki nie jest świadczeniem usług. W takim przypadku wierzyciel (podatnik VAT) nie świadczy usługi na rzecz dłużnika, a otrzymany zwrot wydatków nie jest obrotem podlegającym opodatkowaniu.
Jeśli w takim przypadku wierzyciel obciąży dłużnika opłatą pocztową za nadanie listu poleconego, który zawierał wezwanie do zapłaty, to wówczas obciążenie tymi rzeczywistymi kosztami opłaty pocztowej nie podlega VAT. Zobowiązanie do uiszczenia kosztów przesyłki poleconej, ponoszonych przez wierzyciela w związku z wysłaniem wezwania do uregulowania należności, jest świadczeniem pieniężnym mającym postać zwrotu kosztów. W uproszczeniu sprowadza się ono jedynie do odzyskania pieniędzy za nadanie przesyłki pocztowej. Takie świadczenie pieniężne, które nie jest wynagrodzeniem za wykonaną usługę, pozostaje poza zakresem VAT, co wyklucza jego udokumentowanie fakturą. W tych okolicznościach obciążenie dłużnika kosztami przesyłki pocztowej powinno zostać potwierdzone dokumentem innym niż faktura, np. notą księgową.
Obciążenie dłużnika kosztami opłaty pocztowej za nadanie listem poleconym wezwania do zapłaty – w przypadku, gdy klient spóźnia się z płatnością – nie jest ani odpłatną dostawą towarów, ani odpłatnym świadczeniem usług w rozumieniu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. A skoro nie jest czynnością podlegającą opodatkowaniu VAT, to obciążenia tego nie można potwierdzić fakturą. W tym przypadku wierzyciel może udokumentować obciążenie dłużnika kosztami opłaty pocztowej poprzez wystawienie np. noty obciążeniowej wskazującej na wysokość tego obciążenia oraz jego tytuł.
Więcej w Rzeczpospolitej z 19 czerwca 2014 r.