Prowadzenie działalności gospodarczej, również tej jednoosobowej, wymaga od przedsiębiorcy nawiązywania kontaktów biznesowych, co oznacza także wykonywanie zadań poza siedzibą firmy. Czasem przedsiębiorca musi więc pojechać w podróż służbową. Same wydatki wynikające z takich podróży rozliczane są zazwyczaj na podstawie dokumentów potwierdzających ich poniesienie. Jednak istotna jest także kwestia zaliczania do kosztów diet, czyli ryczałtowo przyjętych wartości związanych z odbywaną podróżą służbową – czytamy w Rzeczpospolitej
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania albo zabezpieczenia jego źródła, z wyjątkiem jednak tych, które zostały wymienione w art. 23 ust. 1.
I tak w myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Oznacza to, że aby możliwe było zaliczenie do kosztów diety z tytułu zagranicznej bądź krajowej podróży służbowej przedsiębiorcy, konieczne jest łączne spełnienie następujących warunków:
• celem podróży służbowej (poniesienie kosztu) jest osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• podatnik ustali wartość diety, która zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 może zostać zaliczona do kosztów podatkowych,
• wydatek jest należycie udokumentowany.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą, niezależnie od przedmiotu tej działalności, mają zatem prawo uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów wartość diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tzn. do wysokości diet przysługujących pracownikom. Trzeba przy tym podkreślić, że rozliczenie diety z tytułu podróży służbowej przedsiębiorcy wymaga zakwalifikowania takiej podróży jako służbowa, a więc bezpośrednio związana z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przesłanką decydującą o takiej kwalifikacji wyjazdu jest cel podróży, którym jest wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzoną firmą.
Rozliczając diety trzeba również pamiętać o ustalonych limitach ich wartości, bo tylko ta część diety, która nie przekracza ustalonego progu, może zostać zaliczona do kosztów podatkowych. Limity te obecnie określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Obecnie dieta w podróży krajowej wynosi 30 zł za dobę podróży, natomiast w przypadku podróży zagranicznej – jej dobowa wartość jest uzależniona od państwa docelowego podróży zagranicznej. Co więcej, przepisy powołanego rozporządzenia w sposób jednoznaczny ustalają zasady określania wartości przysługującej pracownikom diety w przypadku podróży trwającej krócej niż doba, a także zasady określania czasu podróży służbowej.
Ponieważ reguły te w sposób jednoznaczny wpływają na ustalenie granicznego progu wartości diety przysługującej osobie odbywającej podróż służbową, powinny być także respektowane w procesie ustalania wartości diety przysługującej przedsiębiorcy wykonującemu podróż służbową. Tylko ta część diety, która nie przekracza ustalonego tymi przepisami limitu, może bowiem zostać przez niego zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.
Więcej w Rzeczpospolitej z 30 września 2014 r.