Prezes może podróżować w interesach na koszt spółki…

Rzeczpospolita , autor: Anna Koleśnik , oprac.: GR

cze 25, 2007

Spółki pokrywają koszty podróży służbowych członków zarządu niebędących pracownikami. Mogą być jednak wątpliwości, jakie są tego podatkowe skutki – u spółki I u członka zarządu

– Czy wydatki związane z podróżą służbową prezesa zarządu spółki z o.o., takie jak nocleg i gastronomia, są kosztem uzyskania spółki podatkowym I księgowy m, czy tylko księgowym Czy jest to przychód prezesa do opodatkowania – pyta czytelnik DR

Musi być związek z działalnością…

Jeśli chodzi o koszty spółki, to ponieważ nie ma przepisu szczególnego, który by regulował taką sytuację, musimy pamiętać o ogólnej zasadzie: aby wydatek mógł być zaliczony do kosztów podatkowych, musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów i nie może być wyłączony z takich kosztów na mocy art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (updop).

Do niedawna niektóre organy podatkowe żądały, by spółka udowodniła, że koszty delegacji miały bezpośredni wpływ na uzyskany przez nią przychód, tj. że w wyniku wyjazdu powstał przychód niemożliwy do uzyskania bez jego odbycia" (tak np. Małopolski Urząd Skarbowy w piśmie z 19 maja 2005 r, PD-2/423-24/05). Obecne brzmienie art. 15 ust. 1 updop wyraźnie dopuszcza możliwość uwzględnienia w kosztach także takich wydatków, które mają tylko pośredni wpływ na uzyskiwanie przez spółkę przychodów. Potwierdzeniem jest pismo Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z 10 stycznia br. (ZD/.061 233/06). Czytamy w nim: Wnioskująca ponosi wydatek z tytułu zakupu biletów lotniczych i kosztów pobytu w Polsce członka zarządu będącego rezydentem niemieckim, który przyjeżdża załatwiać sprawy firmowe . W opinii organu podatkowego do prawidłowego funkcjonowania spółki z pewnością niezbędne jest ponoszenie wydatków związanych z funkcjonowaniem zarządu. W związku z powyższym wydatki ponoszone dla prawidłowego funkcjonowania zarządu uznane być mogą za koszty funkcjonowania spółki".

…odpowiednia dokumentacja…

Wydatki związane z podróżą prezesa spółki (czy innego członka zarządu) będą więc kosztem podatkowym pod warunkiem, że podróż ma ścisły związek z działalnością spółki i spółka jest w stanie to wykazać. Cały ciężar dowodu spoczywa na spółce, która powinna odpowiednio udokumentować służbowy cel podróży. Pewne wskazówki daje tu pismo Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 26 lipca 2006 r. (1472/RO-Pl 423 156/239/06/RM): .Podatnik wykazał jedynie fakt podróży i pobytu członka zarządu w Kanadzie, co nie jest jednoznaczne z udowodnieniem służbowego charakteru tej podróży. Nie jest wykluczone, że celem tych wyjazdów jest pozyskiwanie źródeł finansowania spółki, negocjowanie umów i cen z kontrahentami, negocjowanie umów kredytowych, raportowanie i analiza planów finansowych spółki, podejmowanie przedstawicieli kredytodawców związanych z negocjowaniem warunków kredytowych oraz kontrolą wykorzystania kredytów przez spółkę, ale podatnik winien to bezspornie wykazać. Skoro w większości przypadków było to związane z prezentacją oferty firmy, zbieraniem zamówień i prowadzeniem negocjacji, to należało zadbać np. o udowodnienie, z kim te spotkania się odbywały, czego dotyczyły, jakie są efekty, co pozwalałoby na weryfikację takich twierdzeń przez organy".

…i podstawa prawna wypłaty

Inny warunek, niewynikający wprost z przepisów, ale na który wskazują organy podatkowe w swoich wyjaśnieniach, to taki, by była podstawa prawna zwrotu tych wydatków członkowi zarządu w postaci odpowiednich zapisów: regulaminów, statutów, umowy spółki (patrz ramka).

Więcej Rzeczpospolita.