Wystawiliśmy fakturę, ale urząd administracji publicznej odmawia jej przyjęcia. Powołuje się na zapis umowy, w myśl którego „zapłata następuje na podstawie faktur wystawionych przez Wykonawcę, po dokonaniu odbioru każdego etapu protokołami odbioru oraz po potwierdzeniu przez Zamawiającego, iż przedmiot umowy został wykonany zgodnie z jej postanowieniami, po przekazaniu Zamawiającemu dokumentacji, oraz stwierdzeniu prawidłowości zamieszczonych na fakturach danych”. Odbiór dotyczy oprogramowania wraz z instalacją, które 28 lipca wykonał nasz kontrahent – diler oprogramowania. Dostarczył nam protokół z datą odbioru 28 lipca, ale został on podpisany przez inne osoby niż wymienione w umowie. Fakturę wystawiliśmy 31 lipca z datą sprzedaży 28 lipca. Protokół bezusterkowy, podpisany przez osoby upoważnione do odbioru, został sporządzony 4 sierpnia. Z jego treści wynika, że zakończenie wdrożenia wykonano 28 lipca. Czy w takiej sytuacji urząd ma prawo odmówić przyjęcia faktury ze względu na to, że powinna być ona wystawiona po sporządzeniu protokołu (czyli 4 sierpnia, a nie 31 lipca)? Czy wskazany na początku zapis umowny należy interpretować łącznie (zapłata i wystawienie po dokonaniu odbioru) czy najważniejsze jest, aby zapłata nastąpiła po wystawieniu faktury oraz po protokole odbioru? I wreszcie czy umowa może regulować kwestię wystawiania faktur, skoro czyni to ustawa o VAT? – pyta czytelnik Rzeczpospolitej
Jak odpowiada dziennik „Rz” – przepisy nie określają, kiedy istnieje prawo do odmowy przyjęcia faktury Takie prawo w praktyce pojawia się najczęściej, gdy faktura nieprawidłowo dokumentuje daną operację gospodarczą lub gdy jej treść zawiera inne istotne błędy. Z treści pytania nie wynika jednak, aby jedna z tych sytuacji miała miejsce.
Treść zawartej umowy nie ma wpływu na to, kiedy firma może wystawić fakturę. Kwestie te precyzują przepisy ustawy o VAT. Ustawa ta przewiduje możliwość wystawiania faktur aż do 30 dni przed dniem wykonania usługi (art. 106i ust. 7 pkt 1). Tym samym wskazany w pytaniu zapis w umowie nie może być podstawą do odmowy przyjęcia faktury, skoro – niezależnie od tego, kiedy usługę, o której mowa, należy uznać za wykonaną – istnieje prawo do wystawienia faktury do 30 dni przed datą wykonania usługi dokumentowanej tą fakturą.
Podstawy do odmowy przyjęcia faktury nie stanowi również moim zdaniem to, że jako data sprzedaży (data wykonania usługi) na fakturze został wskazany 28 lipca (a nie 4 sierpnia). Od pewnego czasu dominuje stanowisko, że datę wykonania usługi wyznacza faktyczny moment ich wykonania (co w przedstawionej sytuacji – jak wynika z treści pytania – nastąpiło 28 lipca), a nie data sporządzenia protokołu odbioru usługi. W świetle tego stanowiska data sprzedaży (data wykonania usługi) na fakturze wskazana została prawidłowo (nawet zresztą, gdyby było inaczej, to ten błąd nie byłby w mojej ocenie na tyle duży, aby uzasadniał odmowę przyjęcia faktury).
Trzeba także zauważyć, że z przytoczonego zapisu umowy niekoniecznie wynika obowiązek wystawienia faktury dopiero po sporządzeniu protokołu odbioru. Według mnie wynika z niego jedynie, że sporządzenie protokołu odbioru jest jednym z wielu warunków, po których spełnieniu następuje zapłata. Przemawia za tym również to, że interpretacja odmienna byłaby niezgodna z przepisami VAT.
W przedstawionej sytuacji odmowę przyjęcia faktury należy zatem według mnie uznać za bezpodstawną. Pierwszeństwo nad treścią umów zawieranych przez podatników mają bowiem przepisy VAT, a te nie zakazują wystawiania faktur dokumentujących świadczenie usług przed sporządzeniem protokołu ich odbioru.
Więcej w Rzeczpospolitej z 23 października 2014 r.