Prezes naszej spółki zakupił materiały biurowe, w tym m.in. druki. Zapłaty dokonał przelewem z własnych środków pieniężnych. W jaki sposób zaksięgować fakturę dokumentującą ten zakup oraz zwrot prezesowi wydatkowanej kwoty? – pyta czytelnik Gazety Podatkowej
Jak odpowiada „GP” – w księgach rachunkowych rozrachunki z właścicielami, wspólnikami, prezesem itp. prowadzi się na koncie 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielami, Rozrachunki ze wspólnikami, Rozrachunki z prezesem). Na koncie tym ujmuje się wszelkie płatności dokonywane przez te osoby, dotyczące wydatków związanych z prowadzoną działalnością, zarówno bezgotówkowe, jak i gotówkowe, w tym również prywatną kartą kredytową.
Gdy prezes spółki, tak jak w sytuacji opisanej w pytaniu, płaci prywatnymi pieniędzmi za firmowe zakupy, konto rozrachunkowe z dostawcą nie powinno wykazywać salda. Ewentualne saldo będzie figurowało po stronie Ma na koncie 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z prezesem) – jako zobowiązanie wobec prezesa. Z kolei koszty wynikające z faktur, które zostały zapłacone przez prezesa z prywatnych środków pieniężnych, powinny zostać zaksięgowane na zasadach ogólnych, tj. tak jak inne koszty związane z funkcjonowaniem spółki.
Zapisy związane z zakupem materiałów biurowych opłaconych z prywatnych pieniędzy prezesa mogą przebiegać w ewidencji księgowej w następujący sposób:
a) wartość netto faktury
– Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu
– Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,
c) wartość brutto zobowiązania
– Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z prezesem) lub konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.
W sytuacji gdy wynikające z faktury zobowiązanie zostanie ujęte na koncie 21 „Rozrachunki z dostawcami”, pod datą jego uregulowania przez prezesa spółki należy dokonać przeksięgowania:
– Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
– Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z prezesem).
Zarachowanie wartości zakupionych materiałów biurowych w ciężar odpowiednich kosztów można ująć zapisem:
– Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Zużycie materiałów) lub odpowiednie konto zespołu 5,
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
Zwrot przez spółkę – gotówką lub przelewem – prezesowi wydatkowanej przez niego kwoty na zakupy firmowe z jego prywatnych pieniędzy można z kolei zaksięgować następującym zapisem:
– Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z prezesem),
– Ma konto 10 „Kasa” lub konto 13-0 „Rachunek bieżący”.
Więcej w Gazecie Podatkowej z 2 lutego 2015 r.