Jeśli pracownik zachoruje już po tym, gdy dostanie pensję za cały miesiąc, nie możesz potrącić nadpłaty z następnej wypłaty bez jego zgody. Trudno cl też będzie prawidłowo sporządzić dokumenty ubezpieczeniowe za ten miesiąc.

Firma musi wypłacać wynagrodzenia przynajmniej raz w miesiącu w stałym i z góry ustalonym terminie. Kodeks pracy nie narzuca konkretnej daty, lecz częstotliwość – minimum raz w miesiącu. Wypłata następuje z dołu niezwłocznie po ustaleniu pełnej wysokości pensji, najpóźniej jednak 10 dnia kolejnego miesiąca. Nie ma jednak przeszkód, by regulamin płacowy czy układ zbiorowy przewidywał wcześniejszą datę wypłaty, np. do 24 dnia czerwca za czerwiec. Większość firm korzysta z takiej możliwości po to, by zaraz po uregulowaniu zarobków zająć się spokojnie rozliczeniami z ZUS (ostatecznie do 15 dnia następnego miesiąca) i z urzędem skarbowym (do 20 dnia następnego miesiąca). Paradoksalnie przyspieszenie terminu wypłaty powoduje skutek odwrotny – komplikuje realizację obowiązków wobec ZUS i fiskusa. By zilustrować problem, posłużmy się przykładem.

Przykład 1

Pan Jan, zatrudniony na całym etacie, dostaje 3000 zl pensji w stałej stawce miesięcznej. Firma wypłaciła mu wynagrodzenie za cały czerwiec (w kwocie 3000 zł) 25 czerwca. Zaraz potem pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie (pierwsze w tym roku) na okres od 26 czerwca do 5 lipca. Należy się za ten czas wynagrodzenie chorobowe ze środków zakładu na podstawie art. 92 kodeksu pracy.

Odzyskujemy nadpłaconą pensję

Nieświadomie zapłaciłeś zatrudnionemu więcej, niż powinieneś Na ugodowe odzyskanie nadpłaty masz nikłe szanse. Albo spotkasz się z podwładnym w sądzie, albo nadwyżkę wrzucisz w straty.

Zasadniczo bowiem firma nie ma prawa samowolnie potrącać z zarobków pracownika nienależnie mu uiszczonych świadczeń. Za takie uważa się według art 410 § 2 kodeksu cywilnego należność, jeśli: m darczyńca w ogóle nie był zobowiązany jej spełnić lub był zobowiązany, ale na rzecz kogoś innego,

odpadła podstawa świadczenia lub nie został zrealizowany jego cel,

czynność prawna zobowiązująca do świadczenia była nieważna i nie stała się ważna po jego spełnieniu.

W opisanej sprawie mamy do czynienia z sytuacją określoną w pierwszej pozycji: pracodawca nie był zobowiązany do wypłacenia pensji za pracę za pełny miesiąc. Za okres od 26 do 30 czerwca powinien uiścić wynagrodzenie chorobowe. Nieświadomie zatem nadpłacił (świadczenie chorobowe jest bowiem niższe od wynagrodzenia za pracę).

Nie jest wcale łatwo odzyskać w takich okolicznościach nienależne pieniądze. Praktykowane zwykle przez firmy potrącenia przy okazji kolejnej wypłaty nie do końca są legalne. W ten sposób może bowiem pracodawca postąpić tylko wtedy, gdy za okres od 26 do końca czerwca zatrudnionemu przysługiwałby zasiłek chorobowy albo też nic by mu nie przysługiwało z uwagi na to, że był wówczas w okresie wyczekiwania. Bez zgody pracownika szef może sam odliczyć z jego wynagrodzenia za pracę wyłącznie kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który podwładny nie zachowuje prawa do pensji.

Opisana firma znajduje się jednak w patowej sytuacji, gdyż pan Jan za czas absencji dostał wynagrodzenie chorobowe. A tego nie wolno zabrać z wynagrodzenia za pracę bez uprzedniej zgody zainteresowanego. Dlatego pracodawca musi go poprosić o akceptację na piśmie. Gorzej, gdy zatrudniony odmówi. Wtedy nie pozostaje nic innego, jak skierować sprawę na drogę sądową, powołując się na bezpodstawne wzbogacenie. Firma, która to zrobi, ma duże szanse na wygraną. Pracownik nie może się bowiem wtedy tłumaczyć tym, że zużył lub utracił już korzyść. Argumenty takie nie mają bowiem żadnej rangi prawnej, jeśli zatrudniony powinien był się liczyć z obowiązkiem zwrotu. A tak właśnie jest w podanym przykładzie. Pracownik zdawał sobie sprawę, że wynagrodzenie za pracę nie należało mu się za cały miesiąc. Niektórzy eksperci uważają jednak, że taką nadpłatę wolno potrącić też z wynagrodzenia chorobowego.

Sporządzamy dokumenty ubezpieczeniowe

Jak należy sporządzić dokumenty zusowskie za czerwiec w sytuacji opisanej w przykładzie 1 To zależy od tego, czy jeszcze w czerwcu zatrudniony zwrócił nadpłacone wynagrodzenie, a firma wypłaciła świadczenie chorobowe za ten miesiąc.

Można wyróżnić trzy sytuacje, przedstawione niżej. Zastrzegamy przy tym, że w raportach rozliczeniowych zawsze ujmujemy faktyczny przychód, jaki zatrudniony uzyskał od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca (bez względu na to, czy został on prawidłowo wypłacony, czy też pomyłkowo nadpłacony). Dodajmy jeszcze, że od 1 lipca ulega obniżeniu z 6,5 do 3,5 proc. podstawy wymiaru składka na ubezpieczenia rentowe, odprowadzana ze środków ubezpieczonych. Wprowadzająca tę zmianę nowela ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych czeka na podpis prezydenta. Uwzględniamy ją już w naszych wyliczeniach.

Więcej Rzeczpospolita.