Obowiązek wystawiania faktur ciąży na podatnikach VAT. Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT do wystawienia faktury zobowiązany jest każdy podatnik, niezależnie od tego, czy jest on zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, podatnik VAT zwolniony czy w ogóle zarejestrował się dla celów VAT. Elementy, jakie powinna zawierać faktura, określa art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, natomiast samą fakturę wystawia się – co do zasady – nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi i nie wcześniej niż 30 dnia przed zrealizowaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi (art. 106i ust 1 i ust. 7 pkt 1 ustawy o VAT) – czytamy w Rzeczpospolitej
Faktury elektroniczne wystawiane są w jednym egzemplarzu, który następnie jest przedmiotem multiplikacji u sprzedawcy lub nabywcy.
W przypadku wystawienia przez nabywcę towarów lub usług faktury w formie elektronicznej powinien on przesłać taką fakturę sprzedawcy w formacie elektronicznym lub udostępnić ją sprzedawcy (zamieścić taką fakturę na swoim serwerze i umożliwić sprzedawcy jej zdalne pobranie). Gdy nabywca towarów wystawia notę korygującą w formie elektronicznej, przesyła ją lub udostępnia wystawcy faktury. Płatnik (organ egzekucyjny, komornik) fakturę wystawioną w formie elektronicznej powinien przesłać lub udostępnić dłużnikowi (podatnikowi) oraz nabywcy.
Na podatnikach ciąży obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury elektronicznej. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania (art. 106m ust. 5 ustawy o VAT):
• bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu,
• elektronicznej wymiany danych, zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Zgoda odbiorcy faktury nie musi mieć charakteru formalnego. Wystarczająca będzie akceptacja przyszłego odbiorcy faktur elektronicznych, wyrażona np. ustnie, za pośrednictwem esemesa lub nawet w sposób dorozumiany.
Dopiero wyraźny sprzeciw odbiorcy na otrzymywanie faktur elektronicznych będzie równoznaczny z brakiem akceptacji.
Akceptacja nie jest jednorazowa (dla pojedynczej faktury), lecz ma charakter trwały. Raz wyrażona akceptacja umożliwia wystawcy sporządzanie i wysyłanie faktur elektronicznych dla danego nabywcy, aż do czasu jej wycofania.
W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, jeżeli dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane (art. 106n ust. 2 ustawy o VAT).
Podatnicy są zobowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Wystawione i otrzymane faktury elektroniczne powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Jeżeli faktury przechowywane są w formie elektronicznej, to na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej podatnik musi zapewnić nie tylko bezzwłoczny dostęp do tych faktur, ale również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych (art. 112a ust 4 ustawy o VAT).
Więcej w Rzeczpospolitej z 15 kwietnia 2015 r.