Zasady ustalania i rozliczania należności z tytułu podróży służbowych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Także pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą stosować przepisy tego rozporządzenia, o ile kwestie rozliczania podróży służbowych nie są uregulowane np. w ich układach zbiorowych pracy – czytamy w Gazecie Podatkowej
Z § 20 ust. 2 wymienionego rozporządzenia wynika, że za zgodą pracownika zaliczka może być mu wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu NBP z dnia wypłaty. Ujmuje się ją w księgach rachunkowych zapisem:
– Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
– Ma konto 10 „Kasa” lub konto 13-0 „Rachunek bieżący”.
Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia (§ 20 ust. 3 rozporządzenia).
Oznacza to, że gdy na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownikowi wypłacono zaliczkę w złotych, to do rozliczenia z pracownikiem tej zaliczki pracodawca obowiązany jest przyjąć średni kurs NBP z dnia wypłaty zaliczki. Jeżeli z tego rozliczenia wynikać będzie, że kwota zaliczki jest wyższa od kosztów podróży (przeliczonych według kursu z dnia wypłaty zaliczki) pracownik obowiązany jest do zwrotu niewydatkowanej kwoty.
W odwrotnej sytuacji, tj. gdyby kwota zaliczki była niższa od poniesionych przez pracownika kosztów zagranicznej podróży służbowej, wówczas pracodawca wypłaca pracownikowi różnicę.
Trzeba zaznaczyć, że kurs z dnia wypłaty zaliczki nie ma zastosowania do wyceny kosztów poniesionych w walucie obcej dla celów bilansowych i podatkowych. Koszty te należy bowiem przeliczyć na złote po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości oraz art. 15 ust. 1 ustawy o pdop – Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm. i art. lla ust. 2 ustawy o pdof – Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Przy czym przyjmuje się, że dniem poniesienia kosztów z tytułu zagranicznej podróży służbowej jest dzień przedłożenia przez pracownika rozliczenia kosztów tej podróży. Koszty tej podróży zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje zapisem:
– Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Pozostałe koszty) lub konto zespołu 5,
– Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Przyjęcie do rozliczenia z pracownikiem kursu średniego NBP z dnia wypłaty zaliczki, a dla celów bilansowych i podatkowych kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztów, spowoduje wystąpienie na koncie 23-4 różnicy. Należy ją wy księgować z konta 23-4 odnosząc jej wartość na konto służące do ewidencji przychodów lub kosztów finansowych. Nie jest to jednak typowa różnica kursowa, nie podlega więc uwzględnieniu w rachunku podatkowym.
Więcej w Gazecie Podatkowej z 1 czerwca 2015 r.