W związku z użytkowaniem przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych wjazdach lokalnych, wypłacamy mu miesięczny ryczałt. Na jakim koncie powinniśmy ująć jego wartość? – pyta czytelnik Gazety Podatkowej
Jak odpowiada „GP” – zwrot kosztów używania przez pracowników prywatnych pojazdów w celach służbowych dojazd lokalnych następuje w formie miesięcznego ryczałtu. Jego kwotę oblicza się jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów najazdy lokalne. Tak stanowi § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu zostały określone w § 2 tego rozporządzenia i dla samochodu osobowego nie mogą być one wyższe niż:
1) 0,5214 zł – przy pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
2) 0,8358 zł – przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.
Miesięczny limit kilometrów najazdy lokalne ustala pracodawca uwzględniając liczbę mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. W celu otrzymania zwrotu kosztów używania pojazdów do celów służbowych pracownik składa w danym miesiącu pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych.
W księgach rachunkowych kwotę ryczałtu zalicza się do kosztów działalności operacyjnej zapisem:
– Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Pozostałe koszty) lub konto zespołu 5,
– Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Kwota ryczałtu stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy. W związku z tym pracodawca ma obowiązek pobrać od jego kwoty zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Ewentualne zwolnienie z opodatkowania kwoty ryczałtu, w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o pdof (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), dotyczy m.in. listonoszy 1 pracowników służby leśnej.
Omawiany ryczałt pieniężny do wysokości ustalonej zgodnie z wymienionym rozporządzeniem jest zwolniony z oskładkowania (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Nie stanowi również podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Więcej w Gazecie Podatkowej z 6 lipca 2015 r.