Spółka świadczy na rzecz kontrahentów usługi o charakterze niematerialnym polegające m.in. na reklamowaniu, promowaniu farmaceutyków w środowisku medycznym, informowaniu o właściwościach farmaceutyków i ich promowaniu na kongresach lekarzy. Zatrudnia pracowników, którzy wykonując obowiązki wynikające ze stosunku pracy, odbywają często zagraniczne i krajowe podróże służbowe.

Zgodnie z wewnętrznym ustaleniem zarządu pracownicy odbywający tego typu podróże mogą nabywać posiłki w imieniu i na rzecz spółki lub otrzymują posiłki nabyte przez spółkę, które spożywają w trakcie wyjazdu. Faktury i rachunki wystawiane są wówczas na firmę, która jest nabywcą świadczeń. Pracodawca przyjmuje, że zapewnił w ten sposób wyżywienie podwładnym, co wyłącza wypłatę diety lub odpowiedniej części diety. Niejednokrotnie koszt wyżywienia pracownika w czasie wyjazdu przewyższa jednak wartość diety określonej w rozporządzeniach regulujących zasady zwrotu kosztów podróży służbowych.

Spółka zapytała, czy zapewniając pracownikom posiłki o wartości wyższej niż kwota diety, powinna jako płatnik pobrać zaliczki na podatek dochodowy.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji (nr: IPPB4A15-386/11/15-8/S/MP) przypomniał, że wartość bezpłatnego wyżywienia w podróży służbowej stanowi dla zatrudnionego przychód ze stosunku pracy. Jednocześnie, stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy. Wysokość tych kwot określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce stery budżetowej.

Warunkiem niezbędnym zwolnienia jest więc odbycie przez pracownika podróży na polecenie pracodawcy.

W przypadku wyjazdów krajowych kwota diety wynosi 23 zł za dobę. Tylko do tej wysokości pracownik nie płaci PIT. Natomiast nadwyżka ponad tę kwotę stanowi podlegający opodatkowaniu przychód ze stosunku pracy. Spółka jako płatnik jest obowiązana pobrać zaliczkę.

Dyrektor Izby zaznaczył, że nie ma znaczenia, czy firma rezygnuje z wypłacenia diety, a w zamian zapewnia zatrudnionym posiłki. Taka zamiana nie oznacza bowiem, że przestaje obowiązywać limit związany z wyżywieniem pracownika. Bez względu na formę świadczenia jego wartość w trakcie podróży krajowej nie może przekroczyć kwoty 23 zł za dobę.

Więcej w Rzeczpospolitej z 1 grudnia 2015 r.