Prezes spółki z o.o. zakupił materiały biurowe, w tym m.in. papier do ksero oraz tonery do drukarek. Zapłaty dokonał gotówką z własnych środków pieniężnych. W jaki sposób należy ujęć w księgach rachunkowych fakturę za ten zakup oraz zwrot prezesowi zapłaconej kwoty? – pyta czytelnik Gazety Podatkowej
Jak odpowiada „GP” – rozrachunki z prezesem spółki mogą być w ewidencji księgowej prowadzone na koncie 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z prezesem). Konto to służy do ujmowania wszelkich płatności dokonywanych przez tę osobę, dotyczących wydatków związanych z prowadzoną działalnością – zarówno gotówkowych, jak i bezgotówkowych.
Z pytania wynika, że prezes zakupił materiały biurowe, za które zapłacił prywatnymi pieniędzmi. W takiej sytuacji otrzymaną fakturę dokumentującą ten zakup księguje się na zasadach ogólnych. Konto rozrachunkowe z dostawcą nie powinno jednak w takim przypadku wykazywać salda. Dlatego wartość brutto faktury można od razu zaksięgować po stronie Ma konta 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z prezesem) – jako zobowiązanie wobec prezesa.
Jeśli wynikające z faktury zobowiązanie zostanie ujęte na koncie 21 „Rozrachunki z dostawcami”, to pod datą jego uregulowania przez prezesa spółki trzeba dokonać rozliczenia tego konta poprzez dokonanie następującego przeksięgowania:
– Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
– Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z prezesem).
Więcej w Gazecie Podatkowej z 3 grudnia 2015 r.