Nie ma jasno sprecyzowanej definicji pojęć „reklama” i „reprezentacja” w przepisach podatkowych. Przyjęło się, że reprezentacja buduje wizerunek firmy w oczach obecnych lub przyszłych klientów, reklama natomiast ma na celu zachęcenie ich do współpracy. Wydatki poniesione na reklamę lub promocję przedsiębiorcy, zakładając, że wiążą się z działalnością firmy, mogą być bez limitu zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku reprezentacji, nawet jeżeli wydatek na nią ma ścisły związek z osiąganiem przychodu przez przedsiębiorcę, to przedsiębiorca nie ma prawa zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodu. Ustawodawca wyłączył bowiem z kosztów podatkowych wydatki na reprezentację (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT).

O możliwości zaliczenia prezentów dla kontrahentów lub ich pracowników do kosztów uzyskania przychodu decydują przede wszystkim ich charakter oraz wartość.

Żeby bowiem miały one charakter reklamowy, powinny być opatrzone logo firmowym oraz powinny mieć niewielką wartość. W sytuacji bowiem, kiedy przedsiębiorca będzie chciał obdarować kontrahentów drogimi, luksusowymi prezentami, to mimo umieszczenia na nich logo, nie będzie mógł poniesionego wydatku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Brak jednoznacznych wytycznych odnośnie do kwalifikacji danych wydatków powoduje, że przedsiębiorca często sam musi podjąć decyzję czy dany wydatek stanowi koszt reklamy czy reprezentacji. Warto jednak pamiętać, że organy podatkowe mogą kierować się innymi wytycznymi i w przypadku kontroli błędna kwalifikacja może wiązać się z poważnymi konsekwencjami.

Wręczając prezenty, przedsiębiorca musi się także liczyć z koniecznością zapłacenia od nich VAT. Przepisy bowiem jasno wskazują, że zwolnione z VAT są jednorazowe prezenty o wartości do 10 zł. Z kolei prezenty wręczane wielokrotnie jednej osobie są zwolnione z VAT gdy ich łączna wartość nie przekracza 100 zł w ciągu roku podatkowego. W tym przypadku konieczne jest jednak prowadzenie ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości osób obdarowanych (art. 7 ust. 4 ustawy o VAT).

Prezenty wręczane kontrahentowi lub jego pracownikom będą stanowić przychód dla obdarowanego. Przedsiębiorca przed przekazaniem, a nawet zakupieniem prezentu, powinien ustalić, jakie będzie źródło tego przychodu oraz czy wręczenie upominku nie spowoduje powstania obowiązku podatkowego. Jeżeli prezent zostanie wręczony pracownikom kontrahenta, to wówczas jego wartość będzie nieodpłatnym świadczeniem, kwalifikowanym jako przychód takiej osoby z innych źródeł.

Przychód ten może być zwolniony z obowiązku pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy, jeżeli jego jednorazowa wartość nie przekracza 200 zł. Jeżeli nie ma zastosowania wskazane zwolnienie, to wówczas przedsiębiorca zobowiązany jest do końca lutego roku następnego, wystawić i przekazać obdarowanemu oraz właściwemu urzędowi skarbowemu PIT-8C. Jeżeli prezent zostanie wręczony osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą lub spółce, to wartość prezentu będzie dla nich przychodem z działalności gospodarczej. Przedsiębiorca powinien przekazać obdarowanemu informację o wartości przekazanego prezentu, aby ten mógł rozliczyć przychód w miesiącu, w którym prezent otrzymał.

Więcej w Rzeczpospolitej z 7 grudnia 2015 r.