Zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości jednostka zobowiązana jest do wprowadzenia do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Księgi rachunkowe powinny być kompletne, tj. obejmować wszystkie koszty i przychody, które pojawiły się w danym roku obrotowym. Ponadto jednostka przy ujmowaniu kosztów do określonego okresu sprawozdawczego powinna kierować się nadrzędnymi zasadami rachunkowości, czyli:

• zasadą memoriału – zgodnie z art. 6 ust. 1 uor jednostka powinna ująć w księgach wszystkie osiągnięte przychody i związane z nimi koszty dotyczące danego okresu sprawozdawczego, bez względu na termin ich zapłaty;

• zasadą współmierności przychodów i kosztów – zgodnie z art. 6 ust. 2, art. 39 oraz art. 41 uor jednostka powinna zaliczyć odpowiednio do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które nie zostały jeszcze poniesione. Zasada ta ma na celu wyodrębnienie z ogółu przychodów i kosztów tych, które wpływają na wynik finansowy zamykanego okresu sprawozdawczego;

• zasadą ostrożności – zgodnie z art. 7 ust. 1 uor wszelkie zdarzenia gospodarcze, które wpływają m.in. na zmniejszenie wartości handlowej lub użytkowej składników aktywów, dotyczą wyłącznie niewątpliwych pozostałych przychodów operacyjnych i zysków nadzwyczajnych oraz wszystkich pozostałych kosztów operacyjnych i strat nadzwyczajnych, powinny zostać ujęte w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość;

• zasadą istotności – zgodnie z art. 8 ust. 1 uor jednostka powinna ująć i wyodrębnić wszelkie zdarzenia gospodarcze, które są istotne do oceny jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

Zamykając rok obrotowy, nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, jednostka powinna starannie przeanalizować koszty i ująć w księgach rachunkowych wszystkie dowody księgowe oraz operacje gospodarcze, które dotyczą zamykanego roku.

Koszty na przełomie roku pojawiają się najczęściej w sytuacji, kiedy okres rozliczeniowy nabywanej usługi nie pokrywa się z końcem okresu sprawozdawczego. Przykładowo faktury za dostawę mediów wystawiane są po wykonaniu świadczenia i mogą częściowo stanowić koszty zamykanego roku oraz następnego. Zgodnie z zasadą memoriału jednostka powinna wykazać w wyniku finansowym zamykanego roku tę część kosztów, która go rzeczywiście dotyczy, natomiast pozostałą część ująć w następnym roku. W praktyce koszty na przełomie roku ujmowane są w księgach rachunkowych na podstawie dokumentu polecenia księgowania (PK) za pomocą konta zespołu 3 – „Rozliczenie zakupu”. Saldo kredytowe konta informuje o fakturach w drodze i prezentowane jest w bilansie w pasywach w pozycji zobowiązań krótkoterminowych z tytułu dostaw i usług. Jednostki sporządzające sprawozdanie finansowe według załącznika nr 1 do uor powinny wykazać je w poz. B.III.1a lub B.III.2a bądź B.III.3d, natomiast jednostki mikro stosujące uproszczenia – w poz. B.

Ponadto jednostki bardzo często zawierają różnego rodzaju umowy ubezpieczeń, np. majątkowych, opłacają usługi najmu bądź dzierżawy z góry albo kupują prenumeraty czasopism, których okres trwania zazwyczaj obejmuje dwa lub więcej okresów sprawozdawczych. W celu zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, w szczególności przy zamykaniu roku obrotowego, firmy powinny uważnie i staranie rozdzielić koszty odpowiednio do poszczególnych okresów sprawozdawczych.

Koszty rozliczane w czasie ujmowane są w księgach rachunkowych za pomocą konta zespołu 6 – „Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne”. Saldo debetowe konta wykazywane jest najczęściej w bilansie po stronie aktywów, w pozycji „Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe” (B.IV bilansu wg zał. nr 1 do uor). Kiedy okres rozliczania kosztów trwa dłużej niż 12 miesięcy od dnia bilansowego, wówczas część kosztów przypadająca na okres powyżej 12 miesięcy od dnia bilansowego powinna zostać wykazana w bilansie w aktywach jako „Inne długoterminowe rozliczenia międzyokresowe” (A.V.2).

Więcej w Rzeczpospolitej z 16 grudnia 2015 r.