Jak odpowiada ekspert współpracujący z dziennikiem „Rz” – sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a także szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych określają przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2005 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zasadą jest prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów w formie papierowej.

Podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej torty (§ 9 ust. 1 rozporządzenia). Powinien ją prowadzić m.in. w sposób niewadliwy, czyli zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi (§ 11 ust. 1 i 2 rozporządzenia).

Stosownie do § 31 ust. 1 rozporządzenia w razie prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych warunkiem uznania ksiąg za prawidłowe jest:

1) określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg;

2) stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;

3) przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Oznacza to zatem, że podatnik może prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów przy zastosowaniu technik informatycznych.

Jeśli są spełnione warunki określone w rozporządzeniu, to podatnik (biuro rachunkowe) nie jest zobowiązany do prowadzenia dodatkowej ewidencji księgowej w formie papierowej.

W przypadku prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych na koniec każdego miesiąca, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, podatnik jest obowiązany sporządzić wydruk zapisów za dany miesiąc. Wydruk powinien być zgodny z wzorem księgi określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia (zob. § 31 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, jest obowiązany założyć księgę przychodów i rozchodów w formie papierowej. Po zakończeniu miesiąca powinien sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające Z tego wydruku (§ 31 ust. 5 rozporządzenia).

Więcej w Rzeczpospolitej z 7 stycznia 2016 r.