Program komputerowy, który użytkujemy, rozszerzyliśmy o drugie stanowisko wraz z kluczem licencyjnym. Czy wydatki z tym związane zaksięgować jako nową Wartość niematerialną i prawną? Ich wartość nie przekracza 3.500 zł – pyta czytelnik Gazety Podatkowej
Jak odpowiada „GP” – sposób potraktowania w księgach rachunkowych wydatków na rozszerzenie programu komputerowego zależy od postanowień umowy licencyjnej. Zasadniczo, gdy jednostka dokonała rozszerzenia zakupionej uprzednio licencji w ten sposób, że program komputerowy będzie można zainstalować na kolejnych stanowiskach komputerowych, lecz nie dokonano zakupu nowej licencji – nie – dochodzi do powstania nowej wartości niematerialnej i prawnej. Z kolei, jeśli dokupiono do dotychczasowej licencji nowe stanowisko użytkownika, a z postanowień umowy wynika, że wiąże się to z nabyciem nowej licencji, to wskazane jest nową licencję zakwalifikować do wartości niematerialnych i prawnych.
Z treści pytania wywnioskować można, iż wraz z rozszerzeniem programu komputerowego o kolejne stanowisko dokonano zakupu nowej licencji (klucza licencyjnego). Dlatego wartość tego zakupu należy potraktować jako nową wartość niematerialną i prawną i ująć zapisem:
– Wn konto 02 „Wartości niematerialne i prawne”,
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu” lub 24 „Pozostałe rozrachunki”.
Przypominamy przy tym, że jeśli wartość licencji dla celów podatkowych nie przekracza kwoty 3.500 zł, wydatki na jej nabycie można ująć w kosztach uzyskania przychodów w miesiącu oddania do używania (art. 16d ust. 1 updop i art. 22d ust. 1 updof).
W ramach dopuszczalnych uproszczeń można zapisać w swojej polityce rachunkowości, że składniki majątku spełniające definicję wartości niematerialnych i prawnych, o wartości nieprzekraczającej np. 3.500 zł, nie są ujmowane w ewidencji bilansowej, a wydatki na ich nabycie zaliczane są w ciężar kosztów w dacie przekazania składnika majątku do używania. W przypadku bezpośredniego odniesienia wydatków na zakup nowej licencji do kosztów (tj. bez zaliczania jej do wartości niematerialnych i prawnych), w księgach rachunkowych dokonuje się następujących zapisów:
– Wn konto 40-2 „Usługi obce” lub 40-6 „Pozostałe koszty rodzajowe” albo konto zespołu 5,
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu” lub 24 „Pozostałe rozrachunki”.
Więcej w Gazecie Podatkowej z 25 stycznia 2015 r.