Jak odpowiada ekspert współpracujący z dziennikiem „Rz” – katalog wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów zawarty w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i w art. 23 ustawy o PIT nie obejmuje strat w towarach handlowych ujawnionych w wyniku inwentaryzacji.

To oznacza, że – co do zasady – straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

Jednak dla uznania straty w środkach obrotowych za koszt podatkowy nie wystarczy brak wyłączenia takiej kategorii z kosztów w ustawach podatkowych. Możliwość uznania straty (w znaczeniu „ubytek”, „brak czegoś, co się posiadało”) za koszt uzyskania przychodów jest uzależniona od jej związku z przychodem lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. W niektórych przypadkach strata, jako zdarzenie losowe, może być kosztem uzyskania przychodów. Jednak musi to być strata rzeczywista i prawidłowo udokumentowana.

Istotne jest aby strata nie powstała z winy podatnika, jako wynik jego niedbalstwa lub naruszenia przepisów albo niestosowania się do przyjętych procedur. Każda strata wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego bądź pośredniego związku z przychodem i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodu. Warunkiem zaliczenia strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów jest ocena konkretnego zdarzenia obejmująca:

• całokształt prowadzonej działalności,

• okoliczności, w których powstały straty (kradzieże, ubytki naturalne, zdarzenia losowe, klęski żywiołowe itp.),

• formę udokumentowania strat (np. protokół opisujący zdarzenie, jego datę, przyczynę, dokładne obliczenie wielkości straty, podpisany przez osoby uprawnione, w przypadku kradzieży uzupełniony o protokół organów ścigania bądź zgłoszenie szkody instytucji ubezpieczeniowej itp.),

• analizę podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.

Stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot gospodarczy można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie jej do kosztów uzyskania przychodów. Stanowisko takie podzielają organy podatkowe.

 

Do uznania poniesionych strat (niedoborów) za koszt uzyskania przychodów nie wystarczy samo stwierdzenie stanu faktycznego posiadanych towarów handlowych (sporządzenie spisu z natury i ustalenie powstałych różnic). Niezbędne jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego co do przyczyny i okoliczności powstania rozbieżności w postaci niedoborów i nadwyżek w środkach obrotowych, pozwalającego jednoznacznie stwierdzić, że ujawniona w trakcie inwentaryzacji strata w towarach powstała, mimo że podatnik dołożył należytej staranności w celu jej uniknięcia.

Kosztem mogą być niezawinione niedobory inwentaryzacyjne ujawnione w trakcie inwentaryzacji kontrolnych w trakcie roku obrotowego, jak i rocznej inwentaryzacji.

 

Ustawodawca dopuszcza możliwość zaliczenia strat w środkach obrotowych (np. towarach handlowych) do kosztów uzyskania przychodów. Jednak kosztem uzyskania przychodów są tylko te straty, których występowanie w toku działalności danego rodzaju jest nieuniknione, tj. takie, które są normalnym, chociaż niechcianym następstwem działania w danej branży. Straty te muszą być niezawinione przez podatnika.

Natomiast niedobory zawinione nie mogą być kosztem podatkowym. Niedobory zawinione przez pracowników nie powiększą kosztów podatkowych nawet w sytuacji, gdy nie jest możliwa do ustalenia odpowiedzialność osobista poszczególnych osób.

U podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty z tytułu strat w środkach obrotowych (np. towarach handlowych) stanowią tzw. koszty pośrednie.

Więcej w Rzeczpospolitej z 27 stycznia 2016 r.