Z wnioskiem o interpretację zwróciła się spółka, która jako płatnik ma obowiązek sporządzać i doręczać pracownikom informację o dochodach oraz pobranych zaliczkach za dany rok. Do tej pory spółka takie informacje wysyłała w formie papierowej. Teraz chciałaby jednak sporządzić PIT-11 w formie elektronicznej (bez wydruku) i wysyłać je za pośrednictwem poczty elektronicznej, podpisane bezpiecznym e-podpisem.

Przesyłane informacje będą zabezpieczone przed otwarciem przez osoby nieuprawnione za pomocą czterocyfrowego indywidualnego hasła. Hasła zostaną przekazane pracownikom w sposób gwarantujący ich poufność.

Spółka zapytała, czy przyjęte przez nią rozwiązanie spełnia warunki określone w przepisach ustawy o PIT.

Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi (IPTPB3/4511-225/15-5/GG) uznał jej stanowisko za prawidłowe. Wskazał, że zgodnie z art. 31 ustawy o PIT, płatnik jest zobowiązany obliczyć i pobierać w ciągu roku zaliczki od wynagrodzenia. W terminie do końca lutego następnego roku płatnik musi przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Przepisy art. 3a oraz art. 3b ordynacji podatkowej przewidują możliwość składania deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Deklaracje te powinny zawierać dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze deklaracji oraz jeden podpis elektroniczny (kwalifikowany). Oznacza to, że nie muszą one być przekazywane w formie papierowej.

Co prawda przepisy ordynacji podatkowej nie odnoszą się do informacji PIT-11, jednak według dyrektora IS nie ma przeszkód, żeby została ona wysłana przez internet.

Płatnik powinien uzgodnić formę przekazania PIT-11 z pracownikiem oraz zadbać o to, by informacja była sporządzona według ustalonego wzoru oraz opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym. Opatrzenie wiadomości takim podpisem pozwoli zweryfikować, czy formularz został sporządzony przez upoważnioną do tego osobę.

Więcej w Rzeczpospolitej z 4 lutego 2016 r.