Choć ustawa zobowiązuje do tego płatnika, trudno szukać sankcji karnych za niewypełnienie tego obowiązku. Niemniej należy wypełnić ten ustawowy obowiązek i przekazać informacje składkowe. Umożliwiają one bowiem ubezpieczonym weryfikację danych, jakie wykazał za nich płatnik w raportach złożonych w ZUS. W razie niezgodności taka osoba powinna złożyć płatnikowi – na piśmie lub do protokołu – wniosek o sprostowanie informacji zawartych w raportach. Ubezpieczony ma na to trzy miesiące od otrzymania informacji. Po tym terminie uznaje się, że dane w zestawieniu są prawidłowe.

Jeżeli ubezpieczony zgłosi nieprawidłowości, płatnik powinien rozpatrzyć jego wniosek i – jeśli uzna go za zasadny – skorygować raporty. Jeśli nie zrobi tego w ciągu miesiąca, sprawę przejmuje ZUS. Przeprowadza postępowania wyjaśniające i wydaje w tej sprawie decyzję, od której płatnik może się odwołać.

Weryfikując dane w informacji od płatnika, ubezpieczony powinien je porównać z tymi zaewidencjonowanymi w bazie ZUS. To szczególnie ważne w przypadku osób, które posiadają rachunek w otwartym funduszu emerytalnym. W chwili obecnej nie ma obowiązku wybierania takiego funduszu, jednak każdy pracownik, który zapisał się do ofe, powinien sprawdzić, czy trafia tam część jego miesięcznej składki i w jakiej wysokości, a także przeanalizować wysokość składek zgromadzonych na subkoncie w ZUS.

Płatnicy, którzy mają oprogramowanie kadrowo-płacowe dedykowane ich działalności, mogą przekazać roczne informacje w formie elektronicznej. To najtańsza forma doręczenia, która zmniejsza czasochłonność oraz koszty związane z wydrukiem dokumentów. Warunkiem doręczenia informacji w formie elektronicznej jest uwierzytelnienie jej elektronicznym podpisem oraz zgoda ubezpieczonego na ten rodzaj komunikacji. Wraz ze zgodą na otrzymywanie dokumentacji elektronicznej ubezpieczony powinien zadeklarować, jaki kanał informacji wybiera do kontaktu elektronicznego – czy ma to być wysyłka na adres e-mail, czy wydruk z poziomu użytkownika w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Oczywiście elektroniczny dokument musi czynić zadość przepisom i spełniać wszystkie wymogi, j aide są określone dla tego dokumentu.

Płatnicy, którzy nie mają możliwości dostarczenia rocznych RMUA w postaci elektronicznej, mogą sporządzić te informacje bezpośrednio z programu Płatnik wersja 10.01.001. Taki wydruk ma jednak kilka stron tekstu, co zwiększa koszty operacji.

Pracodawca nie musi korzystać z programu Płatnik. Jeżeli program płacowo-kadrowy ma możliwość wygenerowania takiej informacji, to można przekazać dane z systemu, gdzie informacje będą bardziej skompresowane i zmieszczą się na jednej lub dwóch stronach dokumentu. Oczywiście trzeba w niej zamieścić wszystkie wymienione dane.

Do końca 2011 r. płatnicy mieli obowiązek dostarczać pracownikom druki RMUA co miesiąc. Obecnie informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych płatnik ma obowiązek wydawać ubezpieczonemu na jego żądanie – nie częściej niż raz na miesiąc – za miesiąc poprzedni. Natomiast do 28 lutego ma obowiązek wydawać ubezpieczonym informacje zbiorcze za ubiegły rok, w podziale na miesiące. W tym roku ten termin przesunął się na 29 lutego, ponieważ 28 lutego przypada niedziela.

Z uwagi na wcześniejszy obowiązek wydawania informacji miesięcznych wiele firm tak zmodyfikowało odcinki płacowe, zwane w branży „paskami”, aby zawierały wszelkie informacje z raportów. Jeśli je nadal wydaje, to nie musi generować informacji rocznej pod warunkiem, że ubezpieczeni otrzymali takie odcinki za wszystkie miesiące 2015 r. Jeśli płatnik nie wydał takiego zestawienia choćby za jeden miesiąc 2015 r., w którym zgłaszał daną osobę do ubezpieczeń, ma obowiązek przygotować dla niej roczne zestawienie.

Więcej w Rzeczpospolitej z 25 lutego 2016 r.