Jak odpowiada „GP” – w księgach rachunkowych koszty wynagrodzeń zalicza się do kosztów miesiąca, którego dotyczą, czyli za który są należne. Termin ich wypłaty nie ma wpływu na sposób ewidencji w księgach.

Zgodnie z zasadą memoriału zawartą w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte przypadające na rzecz jednostki przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dlatego wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia należy ująć w księgach w miesiącu, za który jest należne, nawet w przypadku, gdy zostanie ono wypłacone w miesiącu następnym.

Wynagrodzenie z tytułu umów zleceń zawartych z osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej ujmuje się na koncie 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Wynagrodzenia), a składki ZUS w części obciążającej pracodawcę ewidencjonuje się na koncie 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub na odpowiednim koncie w zespole 5. Rozliczenia ze zleceniobiorcą mogą odbywać się za pośrednictwem konta 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. Zatem ewidencja księgowa wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia, na podstawie np. umowy, otrzymanego rachunku z wykonania tych prac lub listy płac, może być następująca:

a) kwota brutto wynagrodzenia

– Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Wynagrodzenia) lub konto zespołu 5,

– Ma konto 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

b) składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę

– Wn konto 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

– Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: ZUS),

c) zaliczka na pdof

– Wn konto 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

– Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Urząd skarbowy – pdof).

Składki ZUS w części finansowanej przez zleceniodawcę w księgach rachunkowych ujmuje się zapisem:

– Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub konto zespołu 5,

– Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: ZUS).

Wypłatę należnego wynagrodzenia dla zleceniobiorcy w kwocie pomniejszonej o dokonane potrącenia można ująć następująco:

– Wn konto 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

– Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący” lub konto 10 „Kasa”.

Trzeba mieć na uwadze, że koszty wynagrodzenia wynikające z zawartej umowy zlecenia mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych w dacie ich uregulowania, tj. wypłacenia lub postawienia do dyspozycji zleceniobiorcy. Składki ZUS w części finansowanej przez przedsiębiorcę można z kolei zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich opłacenia.

Więcej w Gazecie Podatkowej z 17 marca 2016 r.