W zdecydowanej większości firm obieg dokumentów odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej. Natomiast w archiwach pracowniczych, zgodnie z ciągle obowiązującymi przepisami, trzeba te informacje trzymać na papierze. Często wygląda to tak, że elektroniczny dokument trzeba wydrukować, papier schować do teczki, tę do szafy i trzymać tam przez 50 lat. To wszystko za dużo kosztuje.

A takich dokumentów jest sporo. Jeden pracownik może wygenerować nawet 175 różnych informacji, które muszą być przetrzymywane na papierze. Zdarzają się jednak firmy, które naciągają obecne regulacje i od lat trzymają te informacje w formie elektronicznej. Oznacza to jednak wyścig z czasem: czy zdążą wydrukować wszystkie dokumenty w razie wizyty inspektora pracy.

Przedsiębiorcy najchętniej pozbyliby się dokumentacji i przekazali ją ZUS lub pracownikom. Rzecz w tym, że od 1999 r. ZUS powinien mieć u siebie zapisy o każdej zapłaconej składce na ubezpieczenia społeczne. Nie ma więc sensu dublować tych informacji w archiwach pracodawców. Wszystko wskazuje na to, że nie ma szans na zmianę.

Z założeń wynika, że każda firma nadal będzie miała obowiązek przetrzymywania dokumentów, różnica będzie polegała na tym, że będzie to mógł być skan papierowego dokumentu. Oryginał po roku trafiałby do rąk pracownika. Po zakończeniu zatrudnienia każda osoba dostałaby zaś elektroniczną paczkę wszystkich plików z jej nazwiskiem wygenerowanych w tej firmie.

Nowy system może się jednak okazać kosztowny. Pracodawcy będą mieli bowiem obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych zebranych w elektronicznych archiwach i dostosowania się do wymogów określonych w przepisach o ochronie danych osobowych dotyczących baz danych zawierających takie informacje. Dlatego założenia przewidują, że mniejsze firmy nadal będą mogły prowadzić swoje archiwa pracownicze w formie papierowej.

Więcej w Rzeczpospolitej z 23 marca 2016 r.