Pod koniec 2015 r. wystawiliśmy naszemu podwykonawcy, zgodnie z warunkami umowy, notę obciążeniową tytułem kary umownej za nieterminową realizację kontraktu. Kwota ta jest dość znaczna i nie została do dnia bilansowego opłacona. W styczniu 2016 r. kontrahent notę tę nam odesłał z adnotacją, że jej nie zapłaci i nie zaksięguje w swoich księgach rachunkowych. Czy w takim przypadku mamy prawo ująć ją w księgach rachunkowych 2015 r. jako pozostały przychód operacyjny? A może powinniśmy jej wartość odnieść do rozliczeń międzyokresowych przychodów? – pyta czytelnik Gazety Podatkowej
Jak odpowiada „GP” – koszty i przychody związane z odszkodowaniami i karami – jako pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki – odnosi się do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych. Stanowi o tym art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). W księgach rachunkowych Czytelnika przychód z tytułu naliczonej kontrahentowi kary umownej należało więc ująć w 2015 r. na podstawie noty obciążeniowej następującym zapisem:
– Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”,
– Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.
Kwotę kary trzeba było zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych niezależnie od jej wartości ani od faktu, czy jest ona kwestionowana przez kontrahenta, czy zostanie przez niego zapłacona. Istotne jest, że jednostka nie mogła odnieść tej kary do rozliczeń międzyokresowych przychodów, gdyż kara umowna wynikająca z zawartego kontraktu dotyczy zdarzenia przeszłego. Rozliczenia międzyokresowe przychodów związane są natomiast ze zdarzeniami przyszłymi i są tworzone w sytuacjach określonych wart. 41 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w tym m.in. na równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych.
W sytuacji gdy podwykonawca kwestionuje zasadność naliczenia kary umownej i nie zamierza jej zapłacić, tak jak w sytuacji opisanej w pytaniu, jednostka powinna rozważyć utworzenie odpisu aktualizującego na tę należność. Na mocy art. 35b ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, należności – w tym kwestionowane przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega – aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego. Jeśli zatem należność z tytułu kary umownej jest w ocenie jednostki wątpliwa, to należałoby na jej wartość dokonać odpisu aktualizującego – przy uwzględnieniu zasady ostrożności. Odpis ten zalicza się na podstawie art. 35b ust. 2 ustawy o rachunkowości do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych – w zależności od rodzaju należności, której odpis dotyczy. W przypadku tworzenia odpisu na należność dotyczącą kary umownej księgowanie może przebiegać zapisem:
– Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,
– Ma konto 28 „Odpisy aktualizujące wartość należności”
Więcej w Gazecie Podatkowej z 31 marca 2016 r.