Pracodawca zobowiązany przez pracownika do rocznego rozliczenia podatku dochodowego za rok ubiegły ponosi odpowiedzialność za terminowe złożenie informacji PIT do urzędu skarbowego i wysłanie jej do podatnika oraz za wykazanie w nich prawidłowych wartości i rozliczenia. Niestety, decydując się na rozliczenie przez pracodawcę, nie można skorzystać z ulg podatkowych. Mogą je rozliczyć tylko ci podatnicy, którzy decydują się na rozliczenie we własnym zakresie. To samo dotyczy przekazania 1 proc. na konto wybranej organizacji pożytku publicznego.

Choć co do zasady przy rozliczaniu przychodu uzyskanego u jednego pracodawcy nie powinny wystąpić różnice, to jednak w praktyce często występują nadpłaty lub niedopłaty podatku. Przyczyny występowania różnic mogą być związane m.in. ze sposobem zaokrąglenia przez program, w którym obliczana jest miesięczna zaliczka na podatek, zastosowaniem nieprawidłowych kosztów uzyskania przychodu, korektą składki na ubezpieczenie zdrowotne lub przekroczeniem progu podatkowego w ciągu roku kalendarzowego. Niezależnie od tego, czy przy rocznym rozliczeniu powstanie nadpłata czy niedopłata podatku, płatnik ma obowiązek rozliczyć je w terminach określonych w ustawie o PIT.

Jeżeli w wyniku rozliczenia podatku okaże się, że pobrana zaliczka jest wyższa niż należna, to nadpłata powinna być zaliczona na poczet zaliczki za marzec 2016 r. Jeżeli natomiast kwota nadpłaty przewyższa kwotę marcowej zaliczki, to pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi różnicę w gotówce. O kwotę zwróconej nadpłaty pracodawca ma obowiązek pomniejszyć zobowiązanie wobec urzędu skarbowego za marzec, płatną do 20 kwietnia, oraz wykazać ją w deklaracji rocznej PIT-4R za rok 2016.

Jeżeli z wymienionych przyczyn pobrane zaliczki na podatek dochodowy za rok 2015 były niższe niż należne, to wówczas przy rozliczeniu rocznym powstanie niedopłata podatku. Pracodawca, jako osoba odpowiedzialna za rozliczenie pracownika, ma obowiązek pobrać pracownikowi niedopłatę z wynagrodzenia za marzec. Wyjątek stanowi sytuacja, w której na prośbę pracownika niedopłata podatku zostaje pobrana z wynagrodzenia za kwiecień. 0 kwotę powstałej niedopłaty płatnik powiększa zobowiązania podatku za miesiąc, w którym potrącił ją pracownikowi oraz wykazuje ją w zeznaniu rocznym PIT-4R za rok 2016.
Jeżeli umowa z podatnikiem została rozwiązana przed terminem rozliczenia wynikającego z informacji PIT-40, to wówczas należy rozliczyć wyliczoną kwotę niedopłaty lub nadpłaty przed ustaniem zatrudnienia, maksymalnie z ostatnim wypłaconym wynagrodzeniem.

Może się okazać, że podatnik mimo złożenia PIT-12 pracodawcy chciałby się rozliczyć samodzielnie i skorzystać z przysługujących mu ulg lub przekazać 1 proc. na wybraną przez niego organizację pożytku publicznego. Może też być tak, że podatnik musi rozliczyć inne przychody. Wówczas ma na to czas do 2 maja 2016 r., tak jak pozostali podatnicy. PIT-40 złożony przez pracodawcę przestaje mieć w takim przypadku znaczenie i traktowany jest jak informacja.

Podatnik nie może korygować PIT-40. Może to jednak zrobić za niego pracodawca na jego wniosek lub z własnej inicjatywy, jeśli sam znajdzie błędy w dokumencie. To pracodawca jest odpowiedzialny za prawidłowe rozliczenia i pobranie niedopłaty lub zwrot nadpłaty. Dodatkowo ponosi odpowiedzialność karną skarbową za ewentualne błędy w złożonym dokumencie.

Więcej w Rzeczpospolitej z 4 kwietnia 2016 r.