Jak odpowiada „GP” – koszty mediów, np. dotyczące zużycia energii elektrycznej, ujmuje się w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), czyli w okresie, którego dotyczą. Z pytania wynika, że jednostka otrzymała w kwietniu br. faktury, które prognozują zużycie energii elektrycznej za okres od kwietnia do września 2016 r. Koszty w części od maja do września br. dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. W związku z tym należy je aktywować jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Pytająca jednostka powinna zatem koszt wynikający z faktur prognoz za energię ująć w księgach rachunkowych miesiąca, w którym je wystawiono, tj. w kwietniu 2016 r., na koncie 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Zużycie materiałów i energii). Koszt dotyczący okresu maj-wrzesień 2016 r. należy równolegle zarachować do rozliczenia w czasie na koncie 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Zaliczenie opłaty za energię w koszty działalności operacyjnej okresu, którego dotyczy, tj. odpowiednio do maja 2016 r., do czerwca 2016 r. itd., będzie przebiegać zapisem:

– Wn konto 49 „Rozliczenie kosztów”,

– Ma konto 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Warto zaznaczyć, że jeśli faktura prognoza spełnia warunki do uznania jej za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.), to podatnik ma prawo do odliczenia VAT na podstawie takiej faktury w rozliczeniu za okres, w którym została ona wystawiona, nie wcześniej niż w okresie, w którym ją otrzymał (tutaj w kwietniu 2016 r.).

Więcej w Gazecie Podatkowej z 28 kwietnia 2016 r.