Pracownik został wysłany w delegację zagraniczną. Pobrał on z kasy walutowej zaliczkę w euro, natomiast rachunek za nocleg przedstawił w rublach. W jakiej walucie rozliczyć tę podróż zagraniczną? Jakie kursy zastosować do przeliczenia rubli na euro, do zaksięgowania kosztu oraz do wypłaty i zwrotu różnicy zaliczki przez pracownika? – pyta czytelnik Gazety Podatkowej
Jak odpowiada „GP” – wycena w ciągu roku operacji gospodarczych wyrażonych w walucie obcej odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Wypłacana pracownikowi z kasy walutowej jednostki zaliczka na podróż służbową przeliczana jest na złote po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wypłaty. Ten sam kurs stosuje się do wyceny zwracanej do jednostki niewykorzystanej części zaliczki. Z kolei koszty zagranicznej podróży służbowej przelicza się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.
Ustalając koszty delegacji, mogą powstać różnice kursowe na rozrachunkach z pracownikami. Jest to spowodowane tym, że kurs przyjęty do przeliczenia na złote wypłacanej pracownikowi zaliczki z reguły różni się od kursu zastosowanego do wyceny kosztów podróży służbowej. Różnice kursowe mogą powstać również od własnych środków pieniężnych. Oblicza się je jednak wyłącznie od kwoty poniesionych kosztów.
Rozliczenie delegacji powinno nastąpić w walucie, w jakiej wypłacono pracownikowi zaliczkę. Z tego względu w sytuacji przedstawionej w pytaniu, gdy pobrana zaliczka wyrażona jest w euro, natomiast poniesione wydatki zostały określone w rublach, rozliczenia należy dokonać w euro.
Więcej w Gazecie Podatkowej z 9 maja 2016 r.