Zdarza się, że otrzymuję faktury kosztowe dotyczące zakupu mediów za dany miesiąc dopiero w następnym miesiącu, z datą wystawienia przypadającą na ten następny miesiąc. Czy powinnam ujmować takie koszty w księgach rachunkowych w miesiącu, którego dotyczą, na podstawie dowodu PK, czy na podstawie faktury? – pyta czytelnik Gazety Podatkowej
Jak odpowiada „GP” – zgodnie z zasadą memoriału obowiązującą przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, koszty dotyczące danego okresu sprawozdawczego powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych tego okresu (por. art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości – Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Nie ma zatem znaczenia data wystawienia i otrzymania faktury dokumentującej koszt, oczywiście zakładając, że otrzymano ją w terminie umożliwiającym zaksięgowanie do miesiąca, którego dotyczy. Zatem przykładowo koszt z faktury za media dotyczący kwietnia 2016 r. powinien zostać ujęty w księgach tego miesiąca, nawet gdyby fakturę otrzymano 10 maja 2016 r. i nosiłaby ona datę wystawienia 6 maja 2016 r. Można go zaksięgować na podstawie dowodu PK sporządzonego w oparciu o fakturę lub też na podstawie faktury. Przy tym należy pamiętać, że VAT naliczony w fakturze będzie można rozliczyć dopiero w miesiącu jej otrzymania. Sposób księgowania takich faktur powinien wynikać z zasad (polityki) rachunkowości jednostki.
Jeśli w sytuacji opisanej w pytaniu koszty będą ujmowane w księgach miesiąca, którego dotyczą, na podstawie dowodu PK sporządzonego w oparciu o fakturę, należy je ująć w wartości netto wynikającej z faktury zapisami:
– Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Zużycie materiałów i energii),
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu” oraz
– Wn konto zespołu 5,
– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.
W miesiącu następnym, w którym otrzymano fakturę, jednostka wprowadzi ją do ksiąg zapisami:
a) łączna kwota zobowiązania
– Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
– Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu
– Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
Z kolei gdy koszty w omawianym przypadku będą ujmowane na podstawie faktury, zapisy w księgach miesiąca, którego dotyczy, będą następujące:
a) wartość netto
– Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu w obowiązującym terminie
– Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie” (w analityce: VAT do odliczenia w następnym miesiącu),
c) łączna kwota zobowiązania
– Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
d) ujęcie kosztu
– Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Zużycie materiałów i energii),
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”, oraz
– Wn konto zespołu 5,
– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.
W miesiącu otrzymania faktury należy przeksięgować wartość VAT zapisem:
– Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie” (w analityce: VAT do odliczenia w bieżącym miesiącu),
– Ma konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie” (w analityce: VAT do odliczenia w następnym miesiącu).
Każdy z dwóch przedstawionych sposobów ewidencji można uznać za prawidłowy, gdyż zapewnia ujęcie kosztu w księgach do właściwego okresu i umożliwia odpowiednie rozliczenie podatku VAT. Natomiast inna będzie wartość zobowiązania prezentowanego w księgach w okresie, w którym ujęto koszt – w przypadku księgowania na podstawie PK będzie to wartość netto, a przy ujęciu faktury będzie to wartość brutto.
Więcej w Gazecie Podatkowej z 16 maja 2016 r.