W trakcie roku obrotowego przeprowadzamy niezapowiedziane spisy z natury gotówki w kasie jednostki. W kwietniu 2016 r. podczas jednej z takich inwentaryzacji wykryto fałszywy banknot w kasie o nominale 100 zł. W jaki sposób ująć skutki tego zdarzenia w księgach rachunkowych, jeśli niedobór uznano za niezawiniony? – pyta czytelnik Gazety Podatkowej
Jak odpowiada „GP” – ujawnienie fałszywego banknotu w trakcie spisu z natury traktuje się jak niedobór gotówki w kasie. Wartość nominalną znaków pieniężnych, które budzą wątpliwości co do ich autentyczności, wskazane jest przeksięgować na konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie niedoborów), gdzie będzie figurowała do czasu wyjaśnienia przyczyn powstania niedoboru.
Gdy w wyniku postępowania dochodzeniowego niedobór zostanie uznany przez kierownika za niezawiniony, to wartość powstałej szkody, jako zdarzenie pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki, zalicza się na mocy art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości do pozostałych kosztów operacyjnych. Z kolei gdy kierownik przyjmie, że niedobór ten jest zawiniony (np. kasjer nie sprawdził oryginalności banknotu, chociaż posiadał niezbędne do tego urządzenia), to wartością szkody zostaje obciążony kasjer. Dokonuje się wówczas zapisu:
– Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
– Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie niedoborów).
Uregulowanie zapłaty przez kasjera można ująć zapisem:
– Wn konto 10 „Kasa” lub konto 13-0 „Rachunek bieżący”,
– Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Więcej w Gazecie Podatkowej z 16 maja 2016 r.