Prowadzę działalność gospodarczą i opłacam składki ubezpieczeniowe jako przedsiębiorca. Nie składam co miesiąc do ZUS dokumentów rozliczeniowych, ponieważ nikogo w firmie nie zatrudniam, a składki społeczne oraz zdrowotną opłacam od najniższych obowiązujących mnie podstaw wymiaru. Planuję zatrudnić nianię, na podstawie umowy uaktywniającej, do opieki nad moim 1,5-rocznym dzieckiem. Osoba, którą chcę zatrudnić, nigdzie nie pracuje. Jej wynagrodzenie nie będzie przekraczało kwoty minimalnej płacy, ponieważ chcemy, aby składki tej osoby były w pełni finansowane z budżetu państwa. Jak w takim przypadku powinnam sporządzić dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe do ZUS? – pyta czytelniczka Gazety Podatkowej
Jak odpowiada „GP” – Zatrudniając nianię na podstawie umowy uaktywniającej, należy zgłosić ją do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych (emerytalnego, rentowych i wypadkowego), zdrowotnego oraz ewentualnie (na jej wniosek) do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Zgłoszenia niani do wszystkich tych ubezpieczeń powinien dokonać jeden z rodziców dziecka, na druku ZUS ZUA. Jako kod tytułu ubezpieczenia niani należy podać 04 30 (wykazuje się z nim osobę wykonującą umowę uaktywniającą, dla której podstawę wymiaru składek stanowi kwota nie wyższa niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę).
Oprócz zgłoszenia niani do ubezpieczeń jeden z rodziców powinien też zgłosić się w ZUS jako płatnik składek (na druku ZUS ZFA). Jednak w omawianym przypadku zgłoszenie to nie będzie konieczne. Czytelniczka jest już bowiem zgłoszona jako płatnik składek na własne ubezpieczenia.
Za każdy miesiąc kalendarzowy, w którym niania podlega ubezpieczeniom, płatnik jest zobowiązany do sporządzania i przekazywania do ZUS dokumentów rozliczeniowych w terminie do 15. Dnia następnego miesiąca. Za nianię podlegającą ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu składki rozlicza się w raporcie ZUS RCA. Jeśli wynagrodzenie niani – tak jak to będzie miało miejsce w omawianym przypadku – nie przekracza wysokości minimalnej płacy (w 2016 r. -1.850 zł), składki na obowiązkowe ubezpieczenia za nianię należy rozliczać w tym raporcie z kodem tytułu ubezpieczenia 04 30 jako finansowane przez budżet państwa (tylko ewentualna dobrowolna składka chorobowa powinna być wpisywana jako finansowana przez ubezpieczonego, czyli nianię). Raport ZUS RCA należy załączać do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.
W przypadku dokumentów rozliczeniowych (w deklaracji jest to pole O2 w bloku I, a w raporcie – pole 01 w bloku I) składanych za nianię należy stosować identyfikator 40 – dla dokumentów pierwszorazowych, a dla korygujących – z przedziału 41-49.
W zasadzie przedsiębiorca zatrudniający nianię na podstawie umowy uaktywniającej do opieki nad dzieckiem powinien składać do ZUS dwa komplety dokumentów rozliczeniowych: jeden – za siebie, a drugi – za nianię. Czytelniczka korzysta jednak – jako przedsiębiorca – ze zwolnienia z comiesięcznego składania za siebie dokumentów rozliczeniowych. Jako rodzic zatrudniający nianię na podstawie umowy uaktywniającej będzie też mogła korzystać z takiego zwolnienia w stosunku do dokumentów z rozliczonymi składkami za nianię. Będzie miała do tego prawo, jeśli zostaną spełnione określone warunki.
Więcej w Gazecie Podatkowej z 30 maja 2016 r.