Prowadzenie działalności gospodarczej, zwłaszcza tej, której przedmiotem jest świadczenie usług bądź dostawa towarów na rzecz podmiotów gospodarczych, wiąże się z zawieraniem kontraktów, które szczegółowo regulują wzajemne uprawnienia i obowiązki stron. Wśród postanowień takich umów znaczącą pozycją są postanowienia o charakterze zabezpieczającym i gwarancyjnym, m.in. dotyczące kar umownych. Przewidują one, że w przypadku zaistnienia sytuacji przewidzianych w umowie powstaje konieczność zapłaty kary na rzecz kontrahenta – czytamy w Rzeczpospolitej
Za koszty uzyskania przychodów uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów zachowania lub zabezpieczenie ich źródła z wyjątkiem tych kosztów, które stosownie do regulacji obu ustaw o podatkach dochodowych (PIT i CIT) nie są uznawane za koszty podatkowe. Za koszt uzyskania przychodów może zostać uznany wydatek, który łącznie spełnia poniższe warunki:
• został poniesiony przez podatnika,
• ma charakter definitywny, a więc bezzwrotny,
• istnieje związek pomiędzy poniesionym wydatkiem oraz prowadzoną działalnością gospodarczą,
• został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania albo zabezpieczenia jego źródła,
• nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT lub art. 23 ust. 1 ustawy o PIT jako wydatek nieuznawany za koszt podatkowy,
• został w sposób należyty (zgodnie z obowiązującymi zasadami) udokumentowany.
Odnosząc się do kwestii zapłaconej przez przedsiębiorcę kary umownej w kontekście możliwości zaliczenia jej w ciężar kosztów podatkowych, konieczne jest wskazanie na art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT). Norma ta bowiem stanowi, że nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu:
• wad dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
• zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
• zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
Katalog ten ma charakter zamknięty, co oznacza, że przedsiębiorca, który zapłacił swojemu kontrahentowi karę umowną wynikającą z innego tytułu, może taką kwotę zaliczyć do kosztów podatkowych. Oczywiście, jeżeli spełnione zostaną ogólne warunki zaliczenia konkretnego wydatku do tych kosztów, a także – co szczególnie istotne – jeżeli nałożone kary nie wynikają z nieracjonalnego i pozbawionego należytej staranności działania przedsiębiorcy.
Jak wynika ze stanowiska organów podatkowych, w omawianej kwestii niezwykle istotna jest obiektywna ocena działań przedsiębiorcy. Kara umowna zapłacona z tytułu nieterminowego dostarczenia towaru może bowiem zostać zaliczona do kosztów podatkowych (przy zachowaniu warunków ogólnych) tylko wtedy, gdy sytuacja powodująca obowiązek jej zapłaty nie wynika z działań przedsiębiorcy, które są nieracjonalne i pozbawione należytej staranności.
Więcej w Rzeczpospolitej z 2 czerwca 2016 r.