Podpisaliśmy z jednym z naszych pracowników umowę na używanie samochodu służbowego w celach osobistych. Uzgodniliśmy, że nie zwraca on nam wydatków za korzystanie z auta służbowego. W związku z tym powstanie u niego przychód z nieodpłatnych świadczeń. Czy podlega on opodatkowaniu i oskładkowaniu? W jaki sposób kwotę tego przychodu ująć w księgach rachunkowych? – pyta czytelnik Gazety Podatkowej
Jak odpowiada „GP” – gdy pracownicy nie płacą pracodawcy za używanie służbowego samochodu do celów prywatnych, czyli nie ponoszą z tytułu korzystania z niego żadnych kosztów, powstaje u nich przychód dla celów podatku dochodowego. Jest on kwalifikowany do przychodów ze stosunku pracy podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Aby ustalić wartość tego przychodu, trzeba posiłkować się treścią art. 12 ust. 2a-2c ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Na mocy tego przepisu, wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
1) 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1.600 cm3,
2) 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1.600 cm3.
Jeśli pracownik ponosi częściową odpłatność z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych, wówczas jego przychód stanowi różnica między wartością tego świadczenia ustaloną zgodnie z powyższymi kwotami a poniesioną przez pracownika odpłatnością. Z kolei gdy pracownik wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych tylko przez część miesiąca, to wartość świadczenia ustala się za każdy dzień korzystania z pojazdu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych powyżej.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (w konsekwencji też na ubezpieczenie zdrowotne) pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów 0 pdof, osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.
Za przychód ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Zalicza się do niego też m.in. wartość nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Przy czym wartości niektórych z nich nie uwzględnia się w podstawie wymiaru składek ubezpieczeniowych na podstawie § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236), zwanego dalej rozporządzeniem składkowym. Wśród przychodów w nim wymienionych ustawodawca nie zawarł jednak świadczenia związanego z nieodpłatnym udostępnieniem pracownikowi samochodu służbowego z przeznaczeniem do celów prywatnych. Tym samym jego wartość należy uwzględnić zarówno w podstawie wymiaru składek społecznych, jak i składki zdrowotnej. Wlicza się ją także do podstawy wymiaru składek na FP i FGŚP, o ile pracodawca ma obowiązek opłacać za pracownika składki na te Fundusze.
Co istotne, wartość pieniężną świadczenia z tytułu nieodpłatnego udostępnienia pracownikowi firmowego auta do celów prywatnych – dla wyliczenia składek ZUS – ustala się w oparciu o wskazany wcześniej art. 12 ust. 2a-2c ustawy o pdof. Nie bierze się w tym przypadku pod uwagę § 3 rozporządzenia składkowego.
Wartość przychodu z tytułu używania do celów prywatnych służbowego auta pracodawca dolicza do przychodów pracownika osiągniętych w danym miesiącu ze stosunku pracy i od łącznej kwoty pobiera zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki ZUS. Przychód ten nie podlega ewidencji w księgach rachunkowych pracodawcy. Trzeba go natomiast uwidocznić w odrębnej pozycji listy płac.
Więcej w Gazecie Podatkowej z 13 czerwca 2016 r.