Tak – odpowiada „GP”. Podstawą ujęcia w księgach rachunkowych wydatków na przejazdy samochodami służbowymi, zarówno autostradami krajowymi jak i zagranicznymi, mogą być paragony.

Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się na podstawie dowodów księgowych stwierdzających przeprowadzenie operacji gospodarczej. Aby dokument został uznany za dowód księgowy, powinien zawierać co najmniej dane wskazane w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), czyli:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Paragon nie zawiera wszystkich wymienionych danych warunkujących uznanie go za dowód księgowy, m.in. określenia nabywcy. Jednak w myśl art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości można zaniechać zamieszczania na dowodzie m.in. danych, o których mowa w pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów. Za takie odrębne przepisy można uznać § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485). Zgodnie z tym przepisem faktura dokumentująca m.in. przejazd autostradą płatną powinna zawierać:

a) numer i datę wystawienia,

b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

e) kwotę podatku,

f) kwotę należności ogółem.

W przypadku paragonów za przejazd płatnymi drogami krajowymi i zagranicznymi, jednostka dokonuje odpowiedniego opisu zawierającego dane nabywcy i wyjaśnienie, w jakim celu dokonano opłaty, np. w celu odbycia podróży służbowej. Jeśli paragon dotyczy przejazdu zagraniczną autostradą, to kwotę na paragonie wyrażoną w walucie obcej trzeba przeliczyć na złotówki (art. 21 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Wydatki na przejazdy autostradami podczas podróży służbowych ujmowane są jako koszty działalności operacyjnej. Jeśli na paragonie, zawierającym dane wskazane w § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, dotyczącym przejazdów autostradami krajowymi naliczono VAT i jednostka ma prawo do odliczenia w całości lub w części VAT naliczonego.

Więcej w Gazecie Podatkowej z 30 czerwca 2016 r.