Jeżeli pracodawca udostępni pracownikom telefony służbowe, których używają oni wyłącznie do rozmów służbowych, po stronie pracownika nie powstaje przychód ze stosunku pracy, który stanowiłby postawę składek czy podatku. Użyczony telefon stanowi dla pracownika narzędzie pracy niezbędne do wykonywania obowiązków wynikających z danego stanowiska. Nie ma więc wątpliwości, że poniesiony koszt nie stanowi jego przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń.

Jeżeli jednak pracownik wykorzystuje powierzony mu telefon służbowy w celach prywatnych, a firma pokrywa ten koszt, to po stronie zatrudnionego powstanie przychód ze stosunku pracy stanowiący podstawę składek i podatku.

Pracodawcy zwykle podejmują decyzję o wprowadzeniu miesięcznego limitu rozmów, powyżej którego koszt zostaje uznany za wykorzystanie telefonu służbowego w celach prywatnych. Niestety często nie wystarczy to do uniknięcia obowiązków podatkowych. Jest to bowiem w pełni akceptowalne pod warunkiem, że w ramach przyznanego limitu prowadzone są tylko rozmowy służbowe. Pewność daje tu potwierdzenie prowadzonych rozmów i ich charakteru za pomocą billingu, stanowiącego podstawę wyłączenia świadczenia z przychodu pracownika.

Zwrot kosztu użytkowania telefonu prywatnego do celów służbowych może przyjąć formę stałej lub ustalanej cyklicznie kwoty ryczałtu lub ekwiwalentu.

Decydując się na ryczałt nie ma możliwości uniknięcia obowiązku opłacania składek i podatku. Zwracana wartość stanowi wówczas dla pracownika przychód ze stosunku pracy.

Jeżeli jednak pracownikowi zostanie przyznany ekwiwalent pieniężny za używanie do wykonywania obowiązków służbowych prywatnych narzędzi lub materiałów, wówczas istnieje możliwość zwolnienia go z płacenia składek i podatku. Żeby skorzystać z tej ulgi, muszą zostać spełnione łącznie cztery kryteria:

• formy,

• ekwiwalentności,

• własności,

• zastosowania.

Po pierwsze, ekwiwalent musi być wypłacany w pieniądzu; nie może mieć formy świadczenia rzeczowego lub innego pozapłacowego benefitu. Po drugie, jego kwota musi odzwierciedlać rzeczywisty koszt poniesiony przez pracownika. Narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika i być wykorzystywane do wykonywania obowiązków służbowych.

Nie można zatem uzasadnić prawa do zwolnienia w sytuacji, gdy pracodawca zwraca podwładnym stały koszt abonamentu telefonicznego, nazywając go „ekwiwalentem pieniężnym”. Spełniona jest wtedy bowiem tylko jedna przesłanka (zwrot jest w pieniądzu), ale nie da się go całkowicie przypisać do pozostałych kryteriów. Zwolniona z obciążeń może być kwota odpowiadająca poniesionym przez pracownika wydatkom, pod warunkiem właściwego udokumentowania faktu, że telefon był wykorzystywany do celów służbowych. Takim dokumentem może być wspomniany już billing.

Więcej w Rzeczpospolitej z 12 lipca 2016 r.