W cotygodniowym cyklu artykułów omawiamy zasady opodatkowania świadczeń pracowniczych. Dzisiaj o biletach na dojazdy do pracy.
Temat dnia:
Bilet na pociąg lub autobus może być przychodem pracownika
Pracownik, który otrzyma do celów służbowych bilet jednorazowy lub miesięczny na okaziciela, nie zapłaci z tego powodu wyższego podatku. Dopłatę do okresowego biletu miesięcznego organy podatkowe traktują już jednak jako przychód ze stosunku pracy
Nie wszyscy, których praca wymaga dojazdu do klienta, korzystają ze służbowych czy prywatnych samochodów. Wielu dojeżdża autobusem, pociągiem lub tramwajem. Okazuje się, że podatkowe rozliczenie wydatków na bilety także budzi wątpliwości. Trzeba sobie bowiem odpowiedzieć na trzy pytania:
czy te wydatki są kosztem firmy,
czy można odliczyć VAT,
czy pracownik uzyskuje przychód, od którego pracodawca jako płatnik powinien pobrać podatek
Dojazdy są kosztem przedsiębiorstwa
Możliwość zaliczania do kosztów wydatków na bilety udostępniane
pracownikom nie budzi wątpliwości Jeśli są one wykorzystywane do celów służbowych, to niewątpliwie jest to wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu. Gdy jednak wykorzystywane są także (lub wyłącznie) do celów prywatnych, to stają się częścią wynagrodzenia. Jego związek z przychodami także jest bezsprzeczny. W tym drugim przypadku warto jednak zadbać, aby obowiązek dopłacania przez pracodawcę do biletu lub jego przekazywania wynikał np. umowy o pracę. Uniemożliwi to argumentowanie przy ewentualnej kontroli, że są to dobrowolne, jednostronne świadczenia wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.
Oczywiście także bilety kupowane na potrzeby samego przedsiębiorcy są kosztem uzyskania przychodu. Tu jednak urząd ma prawo żądać dowodów, że były wykorzystywane do celów firmowych, a nie prywatnych. Jeśli więc podatnik prowadzący jednoosobową firmę zewidencjonuje w księdze przychodów i rozchodów np. bilet kolejowy z Warszawy do Gdańska, ale nie będzie potrafił podać celu tej podróży, to ewentualna kontrola niewątpliwie zakwestionuje ten wydatek Dlatego warto dokładnie opisywać dowody księgowe – po trzech lub czterech latach trudno będzie sobie przypomnieć, dlaczego musieliśmy pojechać do Gdańska.
Tylko zakup w celach firmowych pozwala odliczyć VAT
Wydawałoby się, że skoro wydatki na bilety mogą być zaliczone do kosztów, to nie powinno być problemu z odliczeniem VAT. Tak jednak jest tylko wtedy, gdy są wykorzystywane do celów firmowych. Gdy pracodawca przekazuje je do osobistego użytku, za który uważa się także dojazd do pracy, podatku naliczonego już nie odliczy. Problemem tym zajmował się Urząd Skarbowy Wrocław-Środmieście w Interpretacji z 31 stycznia br. (PP 443/1/107/06).
Spółka, która wystąpiła z pytaniem, kupuje bilety z zamiarem nieodpłatnego ich przekazywania pracownikom. Mają być one wykorzystywane na dojazdy do pracy. W zależności od miejsca zamieszkania zatrudnionej osoby są to bilety PKS, PKP, MZK. Ich zakup jest dokumentowany fakturą. Zdaniem spółki ma ona prawo do odliczania VAT naliczonego, ponieważ jest to świadczenie dla pracownika uznane za koszt uzyskania przychodu.
Urząd skarbowy nie zgodził się z taką interpretacją. Wskazał na art. art. 86 ust. i ustawy o VAT. W myśl tego przepisu w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Z kolei w myśl art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Tymczasem jeszcze przed kupnem biletów podatnik wie, że posłużą one czynności nieodpłatnej, a więc niepodlegającej VAT. Zdaniem urzędu, wobec braku związku zakupu biletów z wykonywanymi przez firmę czynnościami opodatkowanymi, dla prawa do odliczenia nie ma znaczenia to, że wydatki poniesione na bilety miesięczne są kosztem uzyskania przychodu.
Więcej Rzeczpospolita.